La industria de los eventos, un sector en constante avance y con un ritmo vertiginoso, requiere de grandes profesionales que sean innovadores, creativos, buenos comunicadores, proactivos y que sepan gestionar su tiempo para día a día solventar las situaciones inesperadas que en cada evento ocurren.
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Por Redacción, 14 de octubre de 2022
Las cualidades y habilidades que debería reunir el profesional ideal que trabaja en este sector son, a juicio de los expertos, las siguientes:
1) Creatividad e innovación
La innovación es más una exigencia del mercado que una necesidad. Estamos actualmente en un momento muy competitivo, en el que además el cliente tiene un gran conocimiento del sector de los eventos. Por ello, hoy más que nunca, la creatividad y la innovación es vital para seguir siendo líderes, teniendo siempre muy en cuenta los presupuestos de las marcas. Hay que tener una visión amplia, lógica e intuitiva, para traducir las nuevas ideas en soluciones aplicables.
Es necesario estar en continuo movimiento, continua mejoría y evolución. Por ello la innovación es tan importante. Nunca debemos estancarnos en una fórmula que nos haya funcionado bien sino que hay que intentar ir más allá siempre para poder ofrecer un valor añadido a cada cliente.
La habilidad de ser creativos –de innovar e investigar- nos permite diferenciarnos de la competencia. Aunque la formación y los constantes análisis nos sirven para beber de las tendencias del mercado, será el grado de creatividad el que determine –en nuestros invitados- el valor del impacto de la acción, tenemos que conseguir ser únicos.
2) Disponer de habilidades de comunicación
Saber transmitir el mensaje debe ser una habilidad innata en todo organizador. La comunicación integra también la responsabilidad de saber hablar en público, de saber estar, de ser sociable y sobre todo, de tener empatía tanto con el cliente, como con los invitados. Todos ellos, parte integrante del evento.
Un buen manejo de las relaciones públicas, la autoridad y la paciencia serán fundamentales en la relación con el cliente, gestión del personal y a la hora de negociar tanto con proveedores de productos y materiales, así como con venues. En este sentido, se debe ser claro al hablar y tener dotes comerciales además de, en la medida de lo posible, manejar algún otro idioma. La forma de comunicación de un organizador de eventos definirá también el tamaño de su red de networking, un imprescindible en este sector.
3) Adaptabilidad y flexibilidad
El profesional de eventos debe poseer una gran capacidad de aprendizaje y reciclaje, que le permitan trabajar en entornos cada vez más inciertos y cambiantes; profesionales con habilidades multidisciplinares, con un alto grado curiosidad que les empuje a ampliar su experiencia y actualizarse constantemente”.
4) Saber improvisar y trabajar bajo presión
El tiempo es uno de los mayores retos en la organización de un evento. Desde la recepción de un briefing hasta el último minuto de un desmontaje, una buena gestión del tiempo será crucial para el éxito del mismo. Cierto es que, a menudo, los horarios de trabajo son extensos, principalmente los días más próximos al evento y los días del evento en sí. Son por ello, importantes, la motivación y el entusiasmo continuos.
En la comunicación en vivo y en directo siempre habrá imprevistos de último minuto y cambios de última hora. Por ello, se necesita personas que sepan tomar decisiones con el objetivo de evitar posibles incidentes y solucionar los contratiempos que puedan surgir durante el evento. Además, se debe clasificar informaciones complejas , priorizar y tomar decisiones. En este punto, es importante saber controlar y reducir la tensión que ocurre en situaciones estresantes y tener experiencia de trabajar bajo presión. Es recomendable tener localizado un plan ‘b’ para evitar bloquearnos en estas ocasiones.
4) Open Mind
Es fundamental tener una mente abierta, no estar encasillado en ideas que nos cierren las amplias posibilidades que nos ofrece este mundillo. Por ello la innovación es tan importante, nunca debemos estancarnos en una fórmula que nos haya funcionado bien sino que hay que intentar ir más allá siempre para poder ofrecer un valor añadido a cada cliente.
5) Ser perseverante y responsable
Un organizador de eventos debe conocer todos los detalles del mismo y ésta es la única forma de ser resolutivo ante cualquier cambio de última hora o ante cualquier imprevisto que pueda surgir. Ssaber diferenciar entre lo urgente y lo importante hace a los organizadores ser responsables de su propio evento, tomando el mando en todo momento del desarrollo del mismo. Además, deben ser perseverantes con el conjunto de los proveedores que participan, en cuanto a las necesidades del evento, actuando como nexo de unión de todos ellos para alcanzar los objetivos comunes.
6) Capacidad para tomar decisiones
Las labores que desempeñamos día a día requieren muchísima capacidad de decisión y, además, de manera bastante rápida. De estas decisiones suelen aparecer los buenos o malos eventos, los proyectos bien desarrollados o las «chapuzas. Es por esto que esta habilidad se supone fundamental y hay que acostumbrarse a tomar todo tipo de decisiones sea la situación que sea.
7) Proactividad y capacidad para resolver problemas
Ser hábil y eficaz manejando todo tipo de situaciones, detalles y momentos del evento de inicio a fin es un must. Adelantarse a las peticiones y dudas de los clientes hará mucho más sencillo el trabajo. Agilidad, previsión y practicidad son las herramientas que definen a un buen profesional en eventos.
En el trabajo del día a día se necesita dar respuestas inmediatas a nuestros clientes, soluciones óptimas para vencer obstáculos y aceptar los retos que depare el mercado. La anticipación es la clave de la actualidad.
8) Inteligencia Social
Es cada vez más necesario que los profesionales desarrollen la capacidad de conectar con las personas de una forma emocional y empática que les permita construir relaciones de confianza. No sólo deberán desarrollar habilidades de comunicación, sino también deberán ser abiertos a otros puntos de vista y a otras culturas. Estamos en la era colaborativa en la que compartir ideas y proyectos será lo normal.
Para poder ser una persona que se mueva en condiciones dentro de este mundo, debes tener mucha capacidad de relacionarte públicamente y realizar networking. Es un mundo en el que cualquier contacto puede conseguirte cliente, proveer servicios o generar enlaces interesantes por lo que hay que estar en movimiento continuo.
9) Trabajo en equipo
Para que un evento salga bien, cada parte del equipo debe remar en la dirección correcta: desde el diseño del hilo conductor, hasta el contacto y la gestión de proveedores –así como la producción total- deben estar bien definidas y asumidas por todo el equipo. Como event planner debemos tener la habilidad de liderar y coordinar todas estas piezas de esta red de trabajo y buscar la adecuada sintonía entre el cliente y el servicio.
Aunque esta habilidad parezca básica a priori, es vital para que el resultado sea optimo y de la calidad que esperan nuestros clientes. Tener un equipo unido capaz de crear y mantener relaciones en el trabajo productivas con diferentes perfiles de personas. Esta habilidad enriquece el servicio ya que integra diferentes perspectivas de todos los miembros y hace que la cadena este en marcha y en buen funcionamiento.
10) Transmitir una actitud positiva
Contagiar la alegría y una actitud positiva ante un nuevo proyecto puede contagiar a todos los integrantes del equipo. La finalidad se traduce en un ambiente de trabajo agradable, divertido y eficiente. Los obstáculos que puedan surgir deben superarse de forma paciente y con sentido común, sin perder la sonrisa ni la ilusión por el trabajo bien hecho.
11) Orientación a proyectos
Otra habilidad importante es la capacidad de trabajar en múltiples proyectos a la vez en el que se buscan resultados concretos acotados en el tiempo. En este sentido el profesional de eventos debe ser lo suficientemente autónomo para planificarse el trabajo teniendo en cuenta que cada proyecto puede requerir unos conocimientos, una metodología, unos tiempos diferentes; capacidad de colaborar con profesionales con habilidades y conocimientos diferentes.
12) Conocimientos de Administración, Informática y manejo de Presupuestos
Para una buena organización y gestión del evento, es necesario tener buenos conocimientos de informática y de administración para manejar preparar correctamente los presupuestos. Optimizar los recursos es clave para la rentabilidad de cada proyecto.
13) Desarrollo de marca personal
En un mundo en el que el mercado laboral y las formas de trabajar son cada vez más cambiantes, y en el que ninguna empresa puede asegurar un puesto para el futuro, el profesional de los eventos deberá ser capaz de crear su propia empleabilidad convirtiéndose en un proveedor de servicios. Deberá construir su propia marca personal. Es decir, descubrir que es lo que puede aportar al mercado y ponerlo en valor para que sean percibidos como profesionales valiosos.
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