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Los 9 soportes más eficaces en un buen Plan de Comunicación Interna

Los soportes por los que circula y se difunde la Comunicación Interna en el seno de una empresa u organización de cualquier tipo pueden ser muy variados. Estos son los nueve principales, según se recoge en el libro ‘Comunicación Interna en la Empresa’.

Por Redacción, 15 de abril de 2021

Es importante tener en cuenta que, al margen de los distintos soportes que se vayan a emplear, estos deben estar coordinados entre sí. De esta manera lograremos dar homogeneidad al contenido de la información y que su distribución sea la debida y se haga en los tiempos marcados.

De no ser así, un soporte diría una cosa y otro diría otra, y to hará a destiempo. El resultado de un desajuste semejante no es otro que el de generar una mayor confusión entre los distintos públicos internos. Los procesos de Comunicación Interna deben ser complementarios entre sí para multiplicar su eficacia y lograr que el mensaje llegue con la mayor nitidez y amplitud posibles. La reiteración en el mensaje es imprescindible para la óptima captación del mismo.

Los distintos tipos de soportes deben ajustarse a los distintos tipos de mensajes que se van a lanzar así como a sus diferentes destinatarios. Repasemos brevemente los distintos tipos de soportes utilizados en Comunicación Interna y sus peculiaridades:

Reuniones informativas

Instrumento de gran eficacia movilizadora. Pueden adaptarse al formato de reuniones de carácter general, convenciones, o bien al de reuniones de grupo más reducidas, o aquellas otras en que la transmisión de los mensajes se realiza mediante la interlocución directa propia de los sistemas de comunicación descendentes.

Es importante que en este tipo de reuniones se cuente con un material escrito de apoyo al mensaje, que la convocatoria se haga con un orden del día preciso, y que a posteriori se ofrezca un resumen escrito de lo tratado y transmitido en cada reunión.

Buzón de sugerencias

Es un medio muy utilizado para dinamizar la Comunicación interna en el difícil y siempre deseado sentido ascendente de la comunicación. Es un sistema que permite la participacion de todos, admitiendo doble variante de un buzón de sugerencias físico o electrónico. De una parte es necesario dejar su funcionamiento y estimular su uso frente a los temores y reticencias que pudiera despertar. Se deben examinar y responder todas las sugerencias recibidas y es muy aconsejable dar publicidad a los logros o acuerdos que surjan como consecuencia de ellas. En determinados casos, se puede sugerir mantener oculta la identidad del emisor de la información para minimizar las reticencias a corregir lo que un empleado puede pensar que es mejorable.

Cartas de la Dirección

Se trata de un soporte rápido y económico y cuya lectura esta practicamente garantizada. Las cartas deben ser breves, redactadas con sencillez y concentradas en un mensaje importante, coma pudiera ser la publicación de los resultados de la compañía, la presentación de la memoria anual o la entrega de un galardón a la empresa.

El videocomunicado

Es en realidad una variante de la carta de la dirección, aunque en un soporte audiovisual. Evidentemente es mas impactante y eficaz, porque la imagen otorga una mayor calidez al mensaje y permite trasmitir mejor sentimientos como alegría, preocupación, etc.

Las revistas internas, si gozan de fiabilidad, son un excelente instrumento para trasladar a los trabajadores las novedades acaecidas en la organizaciÓn. Es aconsejable que estén abiertas a la colaboración de los empleados. Amper, empresa española del sector de las tecnologías de la información, con la que Estudio de Comunicación colabora, optó por crear un comité de redacción en el que participaron personas pertenecientes a distintos departamentos y unidades de la Compañía con el fin de buscar la mayor partición posible de sus miembros.

Es imprescindible dotar a las newsletters de un tono informativo profesional periodístico, y evitar el tono triunfalista o paternalista en sus contenidos. Entre los inconvenientes de este soporte (casi siempre menores que sus ventajas) están los costes de edición que, no obstante, se pueden aquilatar; el hecho de que consuman recursos especializados en cuanto a maquetación y redacción, y el desfase existente entre la emisión de la información y su recepción por los destinatarios.

La tendencia actual de las revistas corporativas es que deben analizar la noticia y, fundamentalmente, poner caras a las personas que integran la organización. Los responsables de comunicación han constatado la gran eficacia de este medio como he-rramienta de comunicación directa. Son utilizadas no sólo para reforzar la imagen de marca y la imagen corporativa sino también para establecer un vinculo de comunicación estable con los empleados, para presentar lo nuevo, para transmitir la filosofía de empresa y los compromisos sociales, para diferenciarse de la competencia, etc.

Existe otro elemento a tener en cuenta. Hay empresas que han optado por enviar las newsletter a las casas de los empleados, considerando que, de esta manera, se consigue, además, informar e involucrar a toda la familia en la creación del sentido de pertenencia.

Intranet

Poco a poco se ha ido consolidando coma el canal de comunicacion interna por excelencia en la empresa. La comunicación directa sigue siendo preferida par las empleados, pero las nuevas tecnologías figuran ya coma la segunda opción, estando muy igualados los canales Intranet y el correo electrónico. La Intranet puede dar cabida a todos los documentos internos (newsletter, manual de bienvenida, normativa interna, manual de identidad corporativa, directorios, etc.), fomentar la comunicación interdepartamental y transmisión de conocimiento (foros y chats internos, blogs corporativos) y que tiene coma grandes ventajas su rapidez y economía.

Foros

Constituyen un buen instrumento de comunicación horizontal y ascendente, aunque sólo se convierten en un canal válido si lo impulsa la alta dirección o un reconocido erudito en la materia a tratar de la compañía. Es fundamental que exista un conductor con una gran capacidad de liderazgo. Permiten que la opinión de cualquiera llegue a todos, incluyendo la dirección, y tienen como ventaja destacable el que fomentan una comunicación espontánea y creíble. Como principal desventaja cabe señalar que la empresa carece de control sobre los contenidos y que sólo son accesibles para el personal con PC.