PEDRO LAMELAS, DIRECTOR DE LA AGENCIA A TOILE COMUNICACIÓN Lunes 28 de mayo de 2012
El photocall es una herramienta de comunicación fundamental en todos aquellos eventos que cuentan con celebrities. La posibilidad de salir en revistas o en programas de televisión con grandes audiencias animan a muchas marcas a apostar por ellos, pero su gestión requiere tener en cuenta una serie de normas, según cuenta en este artículo Pedro Lamelas, director de la agencia A Toile Comunicación.
Algunas recomendaciones previas:
- En el photocall, la agencia de comunicación tiene, digamos, tres clientes: la marca (nuestro cliente), los medios gráficos y el famoso. Nuestro deber es satisfacer a las tres partes, cosa que nunca es fácil.
- Lo primero que conviene es aclarar con el cliente el perfil de famoso, informarle que hay celebrities de caché y otras que vienen por amistad o necesidad mediática y ser muy sincero con las posibilidades reales de convocatoria.
- Una vez tenemos la lista de los famosos que asistirán, debemos confirmar con ellos / sus representantes / sus agentes de prensa los detalles (si se les irá a buscar, a qué hora tienen que estar, quién les recibirá. qué medios irán, cómo deben ir vestidos, si tiene alguna entrevista concertada con algún medio, etc.).
- Hay que diferenciar entre el famoso/s que actúa previo pago como embajador de la marca, que acude expresamente a posar en el photocall y a hablar con los medios, y el resto de celebrities que están invitadas al evento.
- En el caso de los invitados famosos, conviene informarles con anterioridad en qué consiste el evento y, si es posible, que prueben el producto por si les preguntan sobre él cuando atienden a los medios.
- Posteriormente, debemos informar a la prensa de qué famosos está previsto que asistan. Lo mejor es no marcarse faroles e incluir sólo los que tenemos la certeza de que vayan porque no hay nada peor que el efecto “periodista gráfico descontento por photocall de baja intensidad”.
- El día del evento debe haber varias personas de la agencia coordinando el photocall su orden de realización, controlando que todo el mundo tiene sus imágenes y/o declaraciones y evitando aglomeraciones. Esto siempre lleva su tiempo, así que hay que tenerlo en cuenta para el timing del evento.
¿Qué es lo que nunca se debe olvidar?
- El photocall debe ser un elemento gráfico lo suficientemente grande y atractivo. En su diseño debemos tener en cuenta: número de personas que pueden posar a la vez, logo/s que se deben incluir, lo suficientemente grandes para que se vean y colocados de manera que no se tapen, la iluminación que siempre tiene que estar amplificada con focos, si se trata de una presentación de producto debería haber un pequeño display con el mismo. La mejor recomendación es ver si el conjunto funciona al ser captado por un visor.
- Hay que contar con una zona especialmente delimitada para los medios gráficos, ya que necesitan un espacio lo suficientemente amplio para trabajar con comodidad, y que sea atendido por el servicio de catering que hayamos contratado, para que la prensa gráfica se sienta bien tratada.
- El photocall es un juego de expectativas. Lo hemos dicho anteriormente pero conviene recordarlo de nuevo: NUNCA debemos hacer creer que asistirá alguien que no estamos seguros.
- Toda persona que pase por el photocall debe ser anunciada, esperada y, sobre todo, relevante. No hay nada peor que el “ese quién es, ah tranquilos no es nadie”. Los invitados que no tengan que pasar obligatoriamente por photocall deben entrar por otro acceso.
- La pregunta es obligada: ¿Podemos vetar a un medio? Nuestro consejo es que esto no se debe hacer nunca porque, generalmente, es peor el remedio que la enfermedad. Si un famoso no quiere hablar con tal o cual medio, es mejor comentarlo cara a cara y buscar otro que sí quiera hablar con ellos. Si contamos con medios “potencialmente conflictivos” lo ideal es aclarar con ellos previamente lo que quieren hacer y ver cómo podemos llegar a un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
- En un photocall todos los medios son iguales, es decir, no debemos dar tratos preferenciales. Es responsabilidad de la agencia que todos los compañeros hayan podido realizar su trabajo de la mejor manera posible y que se vayan contentos.
- ¿Qué hacer si se cuela algún famoso digamos no deseado? No pasa casi nunca, pero no hay que perder los nervios y sobre todo no hacer ningún tipo de escándalo. Discretamente se soluciona con la persona en cuestión.
- Al final el que paga es el cliente, así que debemos asegurarnos que nuestro directivo se ha hecho las fotos correspondientes con nuestros distinguidos invitados.
- Una vez finalizado el evento, siempre debemos tener la cortesía de enviar las imágenes tomadas por el fotógrafo de la casa a los invitados junto con unas palabras de agradecimiento por su presencia.
