REDACCIÓN Viernes 28 de septiembre de 2012
Eikonos, empresa de servicios audiovisuales con más de 20 años de experiencia en el mercado, y el portal Top Comunicación & RR.PP han realizado un estudio cualitativo sobre los principales problemas con que se encuentran los profesionales de la comunicación y la organización de eventos en su trabajo cotidiano.
ESTUDIO PATROCINADO POR EIKONOS
Para ello, hemos entrevistado a diez destacados profesionales del sector. A lo largo de tres reportajes, desarrollaremos las principales conclusiones del estudio. Al terminar la serie, podrás descargarte el estudio íntegro. Empezamos con los problemas que surgen en el trato con el cliente que los contrata.
1. Visión poco realista por parte del cliente
Al no ser profesionales de los eventos, muchas veces los clientes tienen una visión poco realista. Pueden tener en la cabeza una idea excesivamente ambiciosa que, a la hora de concretarse, resulta poco factible. En este sentido, hay que hacer un importante esfuerzo para explicarles al cliente qué es lo que se puede y lo que no se puede hacer.
Así lo explica Monica Yoon Lopez (Managing Director de Bojagi Events): “Muchas veces el cliente tiene su visión del evento y está en su derecho. Pero habitualmente esa visión plantea un gran número de inconvenientes, relacionados con problemas logísticos a los espacios, al timing etc. Nuestra obligación no es decirles abiertamente que están equivocados en su enfoque, sino diplomáticamente exponer cuáles son todos esos problemas y ofrecer una alternativa que les satisfaga”.
2. Clientes que no saben muy bien lo que quieren
En otras ocasiones ocurre que el cliente no tiene una idea concreta de qué os lo que quiere, o le conviene, a la hora de realizar un evento. Una situación que, según Lola García (owner de Lola Group), se plasma en:
– Que nunca, o casi nunca, preparan un briefing por escrito.
-No dan un presupuesto del que partir: Cuando les preguntas de qué presupuesto parten te dicen : “no sé”, “No tenemos muchos presupuesto”…
Esto es algo de lo que también se queja Ander Bilbao (CEO de Grupo Sörensen): “Es importante que el cliente te presente un briefing escrito, con unos buenos antecedentes y con los objetivos claramente marcados sobre una estrategia global, pues eso reduce y centra mucho el trabajo a presentar. Igualmente es necesario saber con qué presupuesto cuenta para poder presentar un proyecto hecho a medida”.
3. Clientes desorganizados que lo dejan todo para última hora
Es posiblemente el tipo de cliente más temido por parte de los profesionales de organización de eventos. Suelen dar muchos dolores de cabeza y muestran poco respecto por el servicio que prestan las agencias.
En palabras de Miguel Ruiz (Director de Eventos de Last Lap), “lo más habitual es que te confirmen un proyecto con poco tiempo y luego te exigen que pongas a toda la agencia a trabajar para él. Hay que cuadrar bien los calendarios y las planificaciones para que esto no ocurra”.
4. Clientes nerviosos e inseguros
En la comunicación en vivo pueden ocurrir muchos imprevistos y situaciones que, por muchos que se planifiquen, pueden hacer quedar mal al cliente. Esto hace que algunos clientes se muestren excesivamente nerviosos e inseguros cuando han de poner en marcha un evento.
¿La solución? Estitxu Giménez (Técnica de Proyectos de Prisma Global) explica: “El trato con el cliente antes, durante y después del evento es primordial. Sobre todo el día “D” estará nervioso esperando que todo salga perfecto. Es por esta razón por lo que una persona de la organización, alguien que ha estado en contacto con él durante la preparación del evento y en quien confía, esté con él ese día. Lo importante es trasmitirle seguridad y ayudarle a ser un buen anfitrión”.
Próxima semana: Problemas a la hora de celebrar un evento (lugares, tecnología y proveedores)
