REDACCIÓN Martes 26 de mayo de 2015
Es una de las pesadillas de cualquier departamento o agencia. Beatriz Osés, consultora de Lewis PR, publica un post en el que da algunas pistas para conseguirlo.
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La crisis ha reducido las Redacciones de los medios a su mínimo expresión, por lo que cada vez es más complicado lograr la asistencia de periodistas a ruedas de prensa y eventos. Los profesionales de agencias y departamentos de comunicación están de los nervios los días previos al evento, cruzando los dedos, contando cuántos periodistas han confirmado la asistencia y calculando cuántos faltarán a última hora. ¿Qué podemos hacer? Beatriz Osés da algunos consejos que pueden ser de utilidad:
COMPROBAR EL CALENDARIO
Hay que evitar la coincidencia con actos oficiales o eventos de otras empresas, que pueden limitar la asistencia de medios de comunicación. Incluso tomando esta precaución, «pueden surgir imprevistos de última hora con los que no podemos contar. ¡Ni el mejor ejecutivo tiene la capacidad de prever si el día de su evento se convertirá por sorpresa en una de esas fechas en las que sucede algo extraordinario!»
EVITAR DUPLICIDADES.
Este consejo tiene utilidad cuando se organizan actos en el participan otras empresas o instituciones. En estos casos, hay que coordinar la convocatoria con los otros departamentos de comunicación para no saturar a los medios y que la información les llegue por duplicado. «Si en el evento hay instituciones públicas implicadas, siempre que sea posible, hay que apoyarse en sus gabinetes de comunicación, ya que su trato con la prensa es mucho más fluido».
ES HORA DE LEVANTAR EL TELÉFONO.
Nunca hay que hacer una convocatoria masiva y seleccionar muy bien a los medios a los que se le envía. Una vez lanzada, hay que hacer un seguimiento adecuado: «Levantar el teléfono es vital para diferenciarnos de los demás. Hay que tener en cuenta que los periodistas reciben al día cientos de convocatorias y notas de prensa, por lo que lo mejor para que nos recuerden es destacar los puntos claves de nuestra historia para hacerla lo más atractiva posible».
PACIENCIA CONTRA LAS EXCUSAS DE LOS PERIODISTAS.
Frase típica del periodista cuando se le llama para chequear el envío de la convocatoria: «disculpa, ahora mismo no tengo tiempo ¿me lo reenvías y así lo podemos valorar y os decimos algo? Y al día siguiente cuando hacemos seguimiento de esas llamadas nos daremos cuenta de que nuestro email ha desaparecido en algún tipo de agujero negro que debe existir entre las agencias de comunicación y los medios y nos encontraremos con el clásico: ¿me lo vuelves a enviar? no me ha llegado nada. Este proceso, aunque parece una carrera de obstáculos, es esencial para asegurarnos de que el periodista está informado y tiene grabado en su mente el día, la fecha y el objetivo del evento».
EN QUÉ ÓRDEN CONTACTAMOS CON LOS MEDIOS.
«Lo más aconsejable es dejar las agencias y los medios audiovisuales para el final, ya que se rigen por la agenda diaria y “molestarles” una semana antes suele resultar poco productivo. Por lo que lo mejor es establecer un primer contacto con ellos para asegurarnos de que están informados, pero a la hora de confirmar asistencia, lo ideal es esperarnos al día previo a última hora».
ENVÍO DE LA INFORMACIÓN A LOS NO-ASISTENTES.
A los medios de comunicación que no han podido asistir al evento, hay que enviarle la nota de prensa de conclusiones lo antes posible. Un comunicado lanzado «el día después del evento ya no es noticia, por lo que, aunque el acto acabe tarde, siempre es mejor enviar la información el mismo día. La inmediatez es la clave, y siempre que vaya acompañada de material gráfico para facilitar el trabajo a los medios, muchísimo mejor».
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