SARAI IBORRA, ACCOUNT DIRECTOR DE LEWIS Martes 28 de noviembre de 2017
En 1906 cincuenta pasajeros de un tren de la compañía Pennsylvania Railroad murieron cuando su tren descarriló de un puente sobre un río de Atlantic City. Entonces Ivy Lee convenció a la compañía ferroviaria para que emitiese un comunicado para la prensa antes de que comenzasen a surgir los primeros rumores en torno a qué había sucedido con aquel tren de PennsylvaniaRailroad.
Ivy Lee, reconocido como el padre de las relaciones públicas, desarrolló el concepto de las relaciones públicas como método de comunicación independiente de la publicidad, y sentó sus bases estructurales. Aquel suceso de 1906 dio lugar a la que se considera fue la primera nota de prensa.
El 29 de octubre de 1906 el New York Times publicó textualmente el comunicado oficial de la compañía Pennsylvania Railroad.
Statement of Road
“Teniendo en cuenta la dificultad de sacar los vagones fuera del agua los oficiales del ferrocarril no han podido identificar la causa del accidente. Aseguran sin embargo que no existían defectos ni en el puente levadizo ni en el mecanismo que pudiera causar un descarrilamiento. La compañía Pennsylvania Railroad está haciendo todo lo posible para identificar la causa del accidente. Un juez instructor ha reunido a un jurado y se está llevando a cabo una minuciosa investigación; los oficiales de la compañía están prestando toda su ayuda».
Desde entonces la nota de prensa ha evolucionado tanto su contenido como su formato aprovechando las ventajas que ofrece el mundo digital. Hoy en día es relativamente sencillo enviar una nota de prensa a un amplio listado de periodistas y además segmentar a los destinatarios en función de los intereses de la compañía u organización. También es sencillo hacer que una nota de prensa vaya acompañada con información complementaria que la enriquezca como, por ejemplo, hipervínculos para ampliar la información, links para la descarga de imágenes o información de la compañía a través de su web corporativa. En la mayor parte de los casos se puede incluso dar acceso al histórico de las notas de prensa ya enviadas, para ofrecer al periodista una visión más completa de la compañía.
Pero si echamos la vista atrás hasta no hace mucho tiempo enviar una nota de prensa era una tarea bastante más complicada de lo que es ahora: había que imprimirla, acompañarla de una o varias diapositivas o negativos con imágenes (previo encargo a una reprografía) y finalmente meter todo en un sobre y enviarlo por correo. Por tanto hacer llegar la información a un periodista era un proceso artesanal mucho más lento y tedioso. Después este trabajo se agilizó cuando se popularizaron los programas de envío masivo a través de fax, para posteriormente dar paso al envío por correo electrónico que hoy día permite una emisión y alcance inmediatos.
Los más de cien años desde los que se viene utilizando la nota de prensa dicen mucho a favor de su valor como herramienta para la comunicación. Pero aunque la nota de prensa haya evolucionado con el paso de los años, haciendo que sea cada vez más sofisticada y completa, la esencia sigue siendo la misma.
Conviene recordar una serie de aspectos a tener en cuenta a la hora de elaborarlas para que resulten de interés y no pasen desapercibidas:
– Información valiosa: la nota de prensa ha de contener información que resulte relevante para el medio de comunicación al cual se dirige. Hay que evitar abusar de su uso para cualquier fin y que contenga un exceso de contenidos comerciales carentes de valor informativo.
– Ha de responder a las preguntas básicas: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo? o ¿dónde? y ¿por qué? Puede resultar obvio, pero muchas notas de prensa no cumplen este requisito.
– Es conveniente que incluya material complementario como recursos gráficos y audiovisuales: todo se entiende mejor con una foto o un video que acompañe la información que va en el texto.
– Lenguaje neutral y sencillo: independientemente de lo técnica o específica que sea la compañía que envía la nota de prensa el lenguaje siembre tiene que ser claro, directo y sin tecnicismos o argot propio de un sector concreto. La persona que recibe la nota de prensa no siempre tiene un conocimiento tan profundo y técnico como el que puede tener la compañía, y menos aún lo suele tener el público que en última instancia recibirá la comunicación
Por último, es importante identificar los medios de comunicación y las publicaciones a los que se quiere llegar. Muchas veces el ritmo frenético del día a día impide hacer una buena segmentación para hacer llegar la información al sitio apropiado. Es fundamental invertir tiempo en identificar los contactos adecuados, evitando así saturar al periodista con información que no necesita para no acabar en su bandeja de spam. Las horas que antes se dedicaban a imprimir, ensobrar y enviar manualmente las notas de prensa pueden invertirse ahora en tareas que aporten valor a la labor de las relaciones públicas.
Artículo de Sarai Iborra, Account Director de LEWIS
