Gestionar eventos presenciales en tiempos de Covid

LAS MEJORES CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN DE 2020 / Solsona Comunicación puso en marcha para Grupo Hotusa la segunda edición del Foro La Toja – Vínculo Atlántico.

Por Solsona Comunicación, 5 de enero de 2021

OBJETIVOS:

• Conseguir realizar una segunda edición presencial del Foro La Toja – Vínculo Atlántico, dada la situación actual.
• Remarcar el liderazgo de este acontecimiento como uno de los focos de debate más importantes.
• Organizar un evento seguro antiCOVID-19.
• Ofrecer una atención exquisita y personalizada para cada asistente al evento.
• Lograr el éxito a nivel protocolario dadas las personalidades asistentes.
• Obtener presencia mediática.

ESTRATEGIA:

• Adaptación de la segunda edición del Foro la Toja, evento presencial en tiempos de COVID-19. Diseño y desarrollo de un evento seguro, con todas las medidas de seguridad e higiene necesaria (reducción de aforo, distanciamiento social, limpieza y desinfección…).
• Formato híbrido: presencial-virtual para las diferentes intervenciones y ponencias.

ACCIONES PUESTAS EN MARCHA:

• Diseño, desarrollo y producción de los distintos espacios del evento: sala plenaria, paralela, carpa de prensa, carpa de catering, photocall exterior y hoteles.

• Organización logística de las jornadas.

• Contratación, coordinación y formación de los distintos equipos de trabajo, en cumplimiento de las nuevas normativas y protocolos de actuación: equipos técnicos, intérpretes, chóferes, equipos de seguridad, personal de limpieza, catering, azafatos/as, etc.

• Organización logística.

• Confección del protocolo del acto en coordinación con Casa Real, Presidencia del Gobierno y Presidencia de Portugal.

• Gestión secretaría técnica: envío de invitaciones, recepción de confirmaciones y consultas sobre asistencia. Organización de traslados desde los aeropuertos, gestión de alojamiento de asistentes, conciliación de pagos de inscripción, etc. A nivel de ponentes, desde la secretaría técnica se coordinó sus traslados, alojamientos y cualquier necesidad derivada de su asistencia o ponencia.

• A nivel de gabinete de comunicación: gestión de bases de datos y redacción de materiales de prensa durante el Foro como para su presentación previa virtual. Contacto constante con los medios: entrevistas, streaming, alojamiento, fotografías. Comunicación con DIRCOMS de ponentes y patrocinadores (peticiones, materiales…). Preparación de la rueda de prensa del expresidente Felipe González. Coordinación con Casa Real, Presidencia de Portugal y Presidencia de España.

RESULTADOS:

El evento, al igual que en la edición anterior, fue todo un éxito. Más de 40 ponentes de renombre internacional expresaron su opinión y debatieron sobre el mundo actual y el mundo postCOVID, frente a más de 100 destacados representantes de empresas, instituciones y entidades relacionadas con el mundo económico, político y académico.

Más de 160 periodistas acreditados de más de 40 medios, incluida prensa portuguesa. Cerca de 600 menciones en prensa, tv y radio; además de casi 1.700 impactos en plataformas digitales. Amplio seguimiento vía streaming, incluida prensa internacional.

OTROS DATOS DE INTERÉS:

El proyecto II Foro la Toja tuvo en cuenta todas las medidas y requisitos para desarrollar el evento de una forma segura y libre de contagios. Para ello, Grupo Hotusa creó el sello de evento Seguro, que garantizaba el cumplimiento de todas las medidas y protocolos de seguridad, higiene y desinfección, tanto territorial como estatal en materia de prevención frente al COVID-19.

Para la consecución del sello, Solsona elaboró un plan detallado del desarrollo del evento, que fue supervisado y aprobado por una empresa certificada en la materia, que posteriormente auditaría los procesos en el espacio.

¿QÚE PUEDEN APRENDER NUESTROS LECTORES?

Nuestra mayor lección en este proyecto es comprobar que es posible hacer eventos presenciales en tiempos de COVID19. Las agencias somos capaces de adaptar cualquier producción, logística y evento a las nuevas medidas necesarias, para garantizar un evento libre de contagios.

FICHA TÉCNICA:

AGENCIA RESPONSABLE DE LA CAMPAÑA:

Solsona Comunicación es la agencia responsable de esta campaña. Para saber más sobre ella, visita su ficha en la Guía de la Comunicación

ESPECIAL LAS MEJORES CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN DE 2020 (COMPLETO)