ARTÍCULO DE BAKARTXO GARCÍA (IMPACT HUB) / La sociedad actual está cada vez más concienciada con la necesidad de proteger el planeta y frenar el cambio climático. Y tenemos tan interiorizados algunos de los factores negativos que debemos erradicar de nuestros hábitos que, por ejemplo, cuando como ciudadanos asistimos a un evento, ya nos incomoda, e incluso nos sorprende, ver vasos, pajitas o platos de plástico de un solo uso. Y si nos sorprende es porque las empresas y todo tipo de organizaciones están haciendo sus deberes y se esfuerzan por adoptar medidas y estrategias de sostenibilidad en todos los niveles de su gestión y actividad. Incluidos los eventos.
Por Bakartxo García, Events Coordinator en Impact Hub/ octubre de 2023
Al final, un evento es una carta de presentación de la entidad organizadora. En él no sólo se transmite su imagen, sino también su cultura corporativa, sus valores, su compromiso social y ambiental. Y cómo se gestione ese congreso, esa jornada, esa entrega de premios, afectará, sin duda, a su reputación. Por ello, si una compañía está apostando por una estrategia de negocio responsable y vinculada al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de Naciones Unidas, esto debe reflejarse en las actividades y los encuentros que pone en marcha.
Podemos definir un evento sostenible como aquel que está diseñado, organizado y desarrollado de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales (económicos, ecológicos y sociales), y que se deje un legado beneficioso para la entidad organizadora y todos los involucrados.
Efectivamente, al decantarse una organización por eventos de estas características se consiguen diferentes beneficios que afectan tanto a sí misma como a sus grupos de interés. El compromiso sostenible refuerza la relación con proveedores y patrocinadores, fortalece los vínculos emocionales del equipo respecto al propósito de la compañía y aumenta la confianza y la fidelización de los clientes. La búsqueda de fórmulas más eficientes, creativas e innovadoras permite encontrar soluciones que, además de reducir costes, reduce el impacto negativo desde el punto de vista ambiental y, al mismo tiempo, añade un impacto positivo social y de apoyo a las economías y el empleo locales.
Y con todo ello, además de demostrarse que una gestión responsable y consciente de un evento es posible, se visibiliza el compromiso de la empresa desde el punto de vista humano y medioambiental, y mejora su reputación y su imagen de marca.
Desde Impact Hub Madrid, y a través de los seis espacios que tenemos en la capital, donde se organizan en total casi un centenar de actividades cada mes, facilitamos a empresas y todo tipo de entidades la celebración de eventos sostenibles. Y hemos identificado seis ámbitos de actuación en los que es posible tomar decisiones para reducir el impacto ambiental negativo y aumentar el impacto económico y social positivo:
Movilidad. Elegir un lugar de celebración que permita a los invitados, ponentes y proveedores el acceso mediante transporte sostenible (a pie, en bicicleta, en vehículos eléctricos o transporte público) hará que se reduzcan las emisiones de CO2 vinculadas a la asistencia al evento.
Entorno. Seleccionar como proveedores a negocios de proximidad del barrio o el área donde se celebra el evento, y contratar servicios de catering gestionados por colectivos vulnerables y elaborados con productos naturales, de temporada, ecológicos y de comercio justo, tendrá un impacto social, contribuirá al desarrollo económico local y reducirá la huella de carbono de los productos.
Consumo energético. Es recomendable que el espacio donde se celebra el evento cuente con un abastecimiento eléctrico procedente de energías 100% renovables, y a ser posible que disponga de buena iluminación natural. Si además tiene instalados sistemas de detección de presencia para el encendido y apagado inteligente de luces en lugares de paso y reductores de volumen de agua en grifos y cisternas en los baños de uso público, estaremos reduciendo al máximo el consumo de energía vinculado a nuestro encuentro.
Materiales de difusión. Hoy día los canales digitales permiten reducir al máximo el uso de papel, lo que no solo es más respetuoso con el medio ambiente, sino también más económico para la empresa, al reducir costes. Enviar las invitaciones por mail agilizará, además, el proceso de confirmación de asistencia. Y colocar un código QR en un lugar estratégico evitará imprimir la información destinada a los asistentes, que podrán tenerla a su alcance en el móvil sin desecharla al marcharse.
Residuos y reutilización. Producir elementos de cartelería y escenografía que puedan ser reutilizables en diferentes actividades de la compañía permitirá ahorrar costes y reducir materiales de desecho. En el catering, apostar por elementos reutilizables, reciclables o biodegradables y evitar el desperdicio de alimentos es una manera de practicar un consumo consciente. Y en el caso de que sobren materiales o comida que no podamos reutilizar, siempre podemos donarlo a una ONG u organización benéfica para que pueda tener un segundo uso.
Comunicación y medición de impacto. Saber transmitir a los asistentes y a la sociedad en general la apuesta de la compañía por organizar ese evento de forma sostenible es una forma de reforzar su imagen positiva y de fidelizar a sus grupos de interés. Además, puede servir de inspiración para los asistentes y ser un referente para otras organizaciones, contribuyendo de ese modo a construir un sentimiento social generalizado más responsable y consciente. Para terminar, es importante cuantificar el impacto positivo conseguido y también el impacto ambiental inevitable. La perfección sería compensar la huella de carbono generada por ese evento colaborando con algún proyecto de reforestación o de recuperación de zonas naturales.
Es posible que no siempre puedan contemplarse todos estos factores en un mismo evento, pero cuantos más incorporemos en nuestra toma de decisiones a la hora de organizarlo, estaremos consiguiendo un mayor impacto positivo para la sociedad y el planeta.
