IGNACIO CASAS, CONSULTOR DE COHN & WOLFE Miércoles 11 de junio de 2014
Ignacio Casas publica en el blog de Cohn & Wolfe una serie de recomendaciones sobre la mejor manera de gestionar los proveedores de una agencia de comunicación.
Empresas de catering, hoteles, audiovisuales, empresas de alquiler de globos aerostáticos, fabricantes de trofeos… Las agencias de comunicación trabajan con proveedores de lo más variopinto. ¿Cómo se pueden gestionar con eficacia? Toma nota de los siguuientes consejos:
– Elabora una amplia base de datos de proveedores, y actualízala a menudo. Esta base puede ser uno de los principales activos de la agencia, así que es interesante que sea muy completa y que esté bien estructurada, tratando, siempre que sea posible, de tener más de un proveedor por área o categoría de servicio, para tener la opción de comparar precios y propuestas, y asegurarte de contar con alternativas a tu primera opción.
– No descartes ninguna opción, por extraño que sea el producto o servicio que ofrecen, no dejes de tenerlos en cuenta, nunca se sabe lo que se puede necesitar en un momento dado (hasta pueden servirte de inspiración para posibles propuestas).
– Analiza en profundidad las opciones que te ofrecen los proveedores y ten en cuenta las experiencias pasadas. Tanto si la experiencia es buena, como si es mala, deja un espacio para los comentarios en la base de datos, esto puede ayudar a alguno de tus compañeros de la agencia a la hora de seleccionar a un proveedor u otro.
– Ten cuidado con los presupuestos. Es importante que los presupuestos sean lo más detallados posible y siempre tener en cuenta posibles imprevistos, para no llevarnos sorpresas, ni pasarnos del total acordado con el cliente.
– Exige seriedad, sobre todo en lo que se refiere a los plazos de entrega, a los acuerdos pactados y a la calidad de los servicios. En este sentido es importante revisar todos los materiales, instalaciones, diseños, etc. y exigir los cambios que creas necesarios antes de compartirlos con el cliente.
– Trata de entablar relaciones a largo plazo con los proveedores clave. Si mantienes una relación estable con un proveedor, asegurándole cierto número de trabajos a lo largo del año, tendrás la posibilidad de obtener un mejor precio para tus clientes, y un trato preferente por parte del proveedor.
– Pero, sobre todo, mantén buenas relaciones con los proveedores, trata de convertirlos en tus aliados, comprende sus necesidades y ten mucha mano izquierda. Hacer de intermediario entre cliente y proveedor, cumplir con los plazos, lidiar con los cambios, etc. es un motivo de estrés. Mantener la calma y no perder los nervios son las claves para alcanzar tu objetivo final.
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