ANA ALONSO, DIRECTORA DE COMUNICACIÓN DE ESCAPADA RURAL Jueves 27 de septiembre de 2018
Asistir a una Feria profesional o mixta (orientada tanto al profesional como al consumidor final) no puede ser un ejercicio improvisado.
Cuanto mayor sea ésta y más profesionalizada esté, mayor es el riesgo de fracasar si se acude sin estar bien preparado. Y que conste que no me refiero a lo que sería el asistir como expositor, lo cual obviamente supone un proyecto de una envergadura considerable, independientemente de los metros de stand contratados. En realidad, pretendo abordar lo que significa asistir como visitante profesional. Concretamente, en este artículo me gustaría compartir lo que creo supone rentabilizar el coste-hora de cualquier empresario que acuda a uno de estos eventos, especialmente si se trata de una PYME.
Los tiempos en los que acudir a una feria era un esfuerzo orientado exclusivamente a las RR.PP. quedaron atrás. Detrás de una inversión así, donde los costes de vuelos, alojamientos y dietas se disparan por la elevada demanda que experimenta el destino en esas fechas, tiene que haber objetivos concretos. Si bien es cierto que comprar y vender directamente en según qué certámenes es una tarea difícil, sí que son un excelente escenario para aproximarse al cliente/proveedor y establecer las bases de negocios y acuerdos.
En el ámbito del turismo rural no son muchas las ocasiones que existen para llevar a cabo lo comentado, pero para ponernos en situación antes de entrar en el cómo voy a comenzar por el dónde. Si bien contamos con una gran cita anual en FITUR, lo cierto es que se trata de una Feria turística generalista y su dimensión es tan amplia que nuestro subsector está vinculado a todo, pero sin estar representado específicamente por nadie. Otro de los encuentros en esta línea generalista, pero en una dimensión mucho menor, es Navartur en Pamplona.
En este caso, al realizarse en la que es habitualmente la comunidad líder en ocupación en fechas clave en turismo rural tiene lógicamente un gran poder de atracción sobre este colectivo. Por otro lado, cabe citar la Feria de Turismo de Interior (INTUR) en Valladolid, cuya temática es más propia del ámbito que nos atañe: el turismo de interior. Y ya a nivel internacional nos consta el interés que suscita la Feria Ibérica de Turismo en Guarda, Portugal, donde se aprovechan las sinergias del territorio fronterizo para poner en valor el mercado único ibérico.
Seguramente, en cualquier sector existen Ferias equiparables a las que he citado, unas grandes y otras más pequeñas, en grandes ciudades y en capitales de provincia…por lo que la actitud con la que se acude puede ser un patrón común, independientemente del mercado. Así, entre lo que creo que serían los imprescindibles estarían estas cuatro cuestiones: la toma de conciencia de lo que se quiere conseguir, la creación de una agenda de citas, la asistencia a los eventos paralelos, y el análisis y seguimiento de nuestro paso por la Feria.
Establecer objetivos quiere decir que no podemos volver con las manos vacías, pero que tampoco podemos plantearnos metas inalcanzables. En una Feria de gran dimensión es muy sencillo observar, pero muy difícil dialogar. Suelen ser escenarios para presentaciones y momentos protocolarios, pero los interlocutores válidos para el cierre de acuerdos concretos acostumbran a estar muy ocupados y apenas tienen tiempo para cerrar asuntos concretos, incluso si están medio apalabrados. Lo ideal es ser razonable y plantearse que, como mínimo, es un momento ideal para poner cara a personas con las que rara vez se coincide presencialmente, recoger tarjetas y hacerse visible.
Por el contrario, si la dimensión de la feria se reduce, las oportunidades para abordar cuestiones más específicas se incrementan y la relación personal, normalmente favorece cualquier viabilidad de negocio: vender, emprender juntos un proyecto, compartir experiencias… Así, se trata de una oportunidad ideal para optimizar una agenda de reuniones con muchas personas que sólo conocen tu voz o tus mails. Para ello, hay que ir con dichas reuniones muy preparadas y adaptadas a cada interlocutor, dejando la improvisación aparcada y con propuestas concretas para cada uno. Ser capaces de explicar en 1 minuto el objetivo de la reunión y de alargarlo durante mucho más tiempo si la ocasión se presta.
Si además hay una posible barrera idiomática con el interlocutor (mayoristas, clientes extranjeros, multinacionales…), hay que tenerlo muy presente para llevar preparados los correspondientes documentos traducidos, supliendo así las carencias de un imposible diálogo real.
En cuanto a la agenda de citas, hay que tener en cuenta el tiempo que vamos a estar en la Feria, las posibles demoras entre una cita y otra, las distancias entre los puntos de reunión y, por supuesto, la opción a los tiempos vacíos/muertos en los que descubrir cosas no planificadas (campañas de la competencia, acciones innovadoras, cafés improvisados que deriven en oportunidades no previstas…).
En este caso la dimensión de la Feria también juega un papel fundamental, porque cuanto más grande sea más previsores hay que ser con la gestión de las citas. Por eso, si no conocemos a las personas que queremos ver la labor de investigar los listados de empresas expositoras y averiguar quiénes son los responsables de las áreas que nos interesa contactar es una tarea que hay que emprender con tiempo. Llegar a una Feria sin esta agenda supondrá, en la mayoría de los casos, ir de stand en stand hablando con las amables azafatas que te entregarán un bonito folleto, pero nada más.
En las Ferias cada vez están más presentes las jornadas o talleres que se desarrollan en paralelo, atrayendo a ponentes y público de lo más interesante. Además de ponerse al día sobre muchas cuestiones, asistir a estas conferencias aporta una red de contactos muy útil en el desarrollo de cualquier trabajo. Si además nuestra empresa es una buena candidata para subir en algún momento al escenario como caso de éxito, no hay duda que estar primero entre el público nos permitirá dar los movimientos adecuados para propiciar esa situación.
En definitiva, conocer a los organizadores, saber qué patrocinadores les apoyan, intercambiar impresiones con otros empresarios…aportan un valor añadido incalculable a nuestra visita a la Feria. Y al margen de la agenda “oficial” existe la de tipo lúdico, donde al cerrar las puertas del Certamen se desarrollan eventos en los que también puede ser conveniente estar o que podemos plantearnos incluso organizar. Y no me refiero solo a lanzarse a lo que sería una gran fiesta, cuyas exigencias en cuanto a dimensión y recursos puede sobrepasarnos, sino también a lo que podría ser una sencilla cena entre colegas de profesión. En estos contextos, todo suma.
Por último y como toda acción de marketing o comunicación, nuestro paso por el certamen tiene que ser analizado y medido para repetir o no la experiencia, mejorando los resultados. En definitiva, deberíamos hacernos preguntas como: ¿es realmente necesario ir a esta Feria? ¿cuántas personas de la empresa y de qué perfil tendrían que asistir? ¿cuántos días necesitamos pasar allí para cumplir nuestros objetivos? ¿debemos cambiar o incrementar dichos objetivos?, si no vamos como expositores ¿deberíamos planteárnoslo?, ¿qué hace nuestra competencia en la Feria?, ¿podemos llegar a participar en las jornadas profesionales?…
Sin duda el ejercicio de reflexión tendrá los ingredientes particulares que correspondan a cada empresa y no será el mismo para todos, es posible que ni siquiera para miembros de una misma empresa, pero de diferentes departamentos o divisiones. En cualquier caso, sean cuales sean las respuestas siempre servirán para obtener un balance mucho más rentable en nuestro paso por la siguiente edición.
Artículo de Ana Alonso, directora de comunicación de Escapadarural.com
