ANA ALONSO, DIRECTORA DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES INSTITUCIONALES DE ESCAPADA RURAL Viernes 27 de febrero de 2015
Organizar un evento produce siempre una mezcla de sensaciones que van desde la euforia al estrés, pero teniendo en cuenta que los imprevistos son inevitables, en general hay pautas que pueden favorecer un buen desarrollo del mismo.
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Para una PYME, si el evento adquiere cierta envergadura, las dificultades y esfuerzo se multiplican, pero también hay pautas de trabajo que pueden garantizar resultados tan buenos como los de una multinacional. En Escapadarural.com organizamos nuestro primer Congreso profesional en mayo del año pasado, COETUR (Congreso Europeo de Turismo Rural) y haciendo un análisis del mismo, podemos extraer conclusiones que probablemente sean útiles a otros primerizos.
Qué hacer:
– Conocer en primera persona la oferta de congresos del sector, valorando aspectos positivos y negativos de los mismos. Este análisis debe tener en cuenta la antigüedad del evento, su carácter (nacional, internacional, académico, profesional…), su duración y periodicidad, la evolución en el nivel de asistencia a lo largo del tiempo, la existencia de patrocinadores u otras fuentes de financiación, el perfil de organizadores (entidades públicas y/o privadas…), la tipología de ponentes, el coste de asistencia, la localización geográfica….
En el mundo del turismo rural hay varias citas del sector con características comunes y otras que las hacen ligeramente diferentes. Al realizar este exhaustivo análisis pudimos tener claro qué aspectos queríamos incorporar a nuestro evento y con qué rasgos diferenciales queríamos destacar. Así, apostamos por un primer Congreso con aspiración internacional, pero dentro del marco europeo, ya que es el mercado que realmente se asemeja al nuestro. Creíamos que la duración estándar que acostumbran a tener era la apropiada, y por eso seguimos la tónica habitual de un día y medio entre semana (ya que el fin de semana es cuando nuestro potencial asistente está más ocupado con su negocio). Definimos un precio asequible, que no limitase la capacidad de convocatoria. Por último, la elección de un espacio en un entorno rural para celebrar COETUR venía acompañada de dificultades logísticas, pero la apuesta valió la pena para destacar entre el resto (que se celebran en contexto urbano) y así casar a la perfección el continente con el contenido del evento.
– Trabajar en un programa de ponencias atractivo y que toque temas realmente relevantes para el sector.
El contenido del COETUR no quiso centrarse en una sola temática sino proponer un contenido variado y generalista. Asimismo, se elaboró para dar mayor protagonismo a representantes del sector con los que la audiencia se pudiese sentir identificado, es decir, con empresarios que podían aportar con su experiencia. En ocasiones los ponentes anónimos son capaces de empatizar más con la audiencia que los que tienen una gran reputación como speakers, aunque obviamente estos últimos dominan la oratoria y los primeros pueden tener más dificultades para expresarse en público. Lo ideal es encontrar el equilibrio entre ambos perfiles y conseguir que los asistentes no pierdan interés ni haya momentos valle de atención.
– Tener bien claros los recursos humanos y económicos con los que se cuenta. Al tratarse de un evento organizado por una pequeña empresa privada, las fuentes de financiación adicionales fueron costosas de encontrar, pero esa también es una dificultad propia de cualquier primera edición. Por el contrario, esa independencia respecto a determinadas instituciones aporta mayor control en la toma de decisiones. En cuanto al equipo humano a cargo del proyecto, aunque limitado, era el mínimo para desarrollar el Congreso. La localización de co-organizadores y patrocinadores adecuados es fundamental para que el evento tenga viabilidad, así que mejor conocerlos de antemano y clarificar el nivel de compromiso y expectativas con los mismos. Formalizar dichos acuerdos de colaboración por escrito es imprescindible y facilita la asignación de roles, clarifica los niveles de protagonismo y evita malentendidos a posteriori.
– Contar con el apoyo de entidades locales. En la línea de lo comentado anteriormente, más allá de los co-organizadores y patrocinadores, las entidades locales juegan un papel fundamental en la consecución del éxito. Ellas son las que tienen fuerza para hacerse eco de la iniciativa. En este caso, la dificultad también puede residir en el desfase entre el nivel de implicación deseable y el real, junto con la satisfacción o no del partner respecto a los beneficios que obtiene gracias a su implicación.
– Definir las herramientas de comunicación y calendarizar su diseño y ejecución. Comunicar en el caso de un evento anual es una cuestión de dosificación. Es bueno dar a conocer el evento con antelación, pero es clave calcular adecuadamente la intensificación del lanzamiento de notas de prensa, artículos, posts, entrevistas, etc, a medida que se aproxima la fecha del Congreso. El enfoque obviamente deberá ir variando para no saturar con el mismo mensaje. Hay un tempo adecuado para ir desvelando, poco a poco, las claves del Congreso: la fecha y lugar, el programa, las personalidades invitadas, los temas que se abordarán, etc.
– Organizar la logística paralela al propio evento: traslado, alojamiento y acompañamiento de ponentes. Los aspectos más operativos son los que más fácilmente se suelen escapar de las manos. La planificación de los detalles, desde que el primer ponente coge el avión o el tren hasta que el último vuelve al punto de origen, también forma parte del éxito. La imagen que tienen del “backstage” esos invitados especiales suma a la reputación del evento. Por ello, su nivel de satisfacción debe ser elevado (no hacerlos madrugar en exceso, asignarles alojamientos cómodos, tener en cuenta sus preferencias gastronómicas, conocer el nivel de afinidad del grupo…).
– Conocer los posibles riesgos: escasa asistencia, reticencias al pago de los asistentes, confirmación asistentes hasta última hora, accesibilidad complicada al espacio donde se realiza, gastos disparados, proveedores que no se ajusten al servicio esperado, programa de ponencias excesivamente cargado o demasiado “flojo”…
Sufrir hasta el último momento es un clásico de los eventos y sobre todo ocurre porque es entonces cuando se confirman la mayor parte de las asistencias. Tener previsto un plan de mínimos y de máximos reducirá el nivel de estrés en este sentido. Por otro lado, si los gastos se disparan por encima del colchón de los imprevistos es que hay algo que no hemos definido adecuadamente y será complicado rectificarlo hasta la siguiente edición. Por último, uno de los aspectos que más sensación de profesionalidad transmite es el ajuste al timing previsto en el programa. Si no se tienen en cuenta las posibles demoras y no se controla adecuadamente la duración de las ponencias y pausas, la inercia prolongará las intervenciones y acabará causando fatiga general en la audiencia.
Ahora que sabemos cuáles son las pautas para que en principio todo salga bien, también es interesante resaltar lo que, desde nuestra experiencia, es imprescindible evitar.
Que NO hacer:
Elegir un espacio que responda sólo a parte de los requisitos: capacidad aforo, plazas de parking suficientes, servicios requeridos (catering, alojamiento…) buena cobertura telefónica… En ocasiones las renuncias son necesarias, pero hay que ser prudentes respecto a las elecciones. Si escogemos un espacio para el evento sólo por un factor y prescindimos del resto el índice de fracaso es muy elevado. De nuevo, en el equilibrio de ventajas e inconvenientes está la clave y, sobre todo, hay que tener muy presente qué aspectos son irrenunciables. Asimismo, la dispersión de proveedores es otro factor de riesgo, por lo que es muy recomendable minimizar el número de empresas que cubren todos los servicios necesarios para llevar a cabo el evento.
No incluir suficientes pausas en el programa y acabar agotando a la audiencia. Por muy interesante que sea el contenido, las personas necesitan tiempo para desconectar. Además, el networking es un factor decisivo para este tipo de encuentros y es importante generar momentos para el mismo. Es muy conveniente que el programa equilibre los momentos en que se abordan temas más profundos con otros más ligeros. El tipo de ponente que los aborde también tendrá que ver mucho con ello y es fundamental tener una intervención que “levante” la audiencia en las horas más propensas a una bajada de atención (primera hora, después de comer…)
Dar pie a la improvisación. Ser capaces de improvisar y reaccionar es bueno, pero confiar siempre en ese instinto no. La falta de una distribución adecuada de roles y funciones durante el desarrollo del congreso puede generar un caos evitable. Los ensayos generales suelen ser efectivos para que todo el mundo sepa qué tiene que hacer en cada momento, incluso cuando algo sale mal o diferente de cómo se ha planificado.
Dejar pasar la oportunidad de escuchar a todos los que han participado (ponentes, patrocinadores, co-organizadores, proveedores…) El balance del evento puede tener en cuenta muchas cifras: asistencia, costes, etc, pero lo que es imprescindible es medir el nivel de satisfacción de todos los implicados. Ahí está la clave para mejorar en la siguiente edición.
ARTÍCULO DE: Ana Alonso, Directora de Comunicación y Relaciones Institucionales de EscapadaRural.com
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