Mathieu Dubois, Business Manager de Paprika en España, propone 8 consejos para que los responsables de las agencias puedan poner en práctica.
- Archiva datos antiguos. ¿Cuántos proveedores tienes dados de alta en tu ERP? Muchas de las agencias que usan Paprika llegan a tener miles, muchos de ellos se contratan una única vez. Mantén activos aquellos con los que hayas trabajado durante los últimos 2 años por un importe considerable y archiva todos los demás. Haz el mismo ejercicio para tus clientes y proyectos. Así gestionarás una base de datos mucho más ágil.
2. Analiza tus márgenes y ¡toma decisiones! Mi recomendación es siempre empezar por un análisis global, la “big picture”, e ir bajando hasta el máximo nivel, que pueden ser tus proyectos. Ve analizando cada margen que sea sospechosamente bajo, busca el ‘por qué’ y toma medidas, sin olvidarte de informar a tus equipos. No siempre es blanco o negro: un cliente que aporta poco margen puede añadir un valor importante a tu agencia, por la imagen que aporta. Pero, si el margen es bajo y no hay motivos para justificarlo, éstas son algunas de las medidas que nuestros clientes suelen tomar:
a. No renovar el contrato con ese cliente
b. Actualizar las tarifas para ese cliente aportándole datos para justificarlo
c. Cambiar los equipos asignados habitualmente a ese cliente.
d. Hacer una auditoría interna sobre cómo gestiona el equipo los proyectos de ese cliente
No te olvides de premiar a los clientes que, además de aportar imagen, suponen márgenes importantes para tu agencia, para que se sientan especiales. No te olvides tampoco de felicitar a los equipos que los gestionan.
3. Pon en marcha módulos nuevos. La situación de tu agencia cambia; El teletrabajo se va a convertir en un hábito en muchas agencias, investiga qué módulos te pueden ayudar en ese cambio de hábitos. En Paprika, por ejemplo, aconsejamos el uso de OCR, que permite tener acceso online a cada factura y una aprobación electrónica de las mismas. Pero también puede ser muy útil contar con un nuevo “Dashboard” con indicadores claves, para usarlos como base en los estatus semanales. Son muy visuales y dinámicos, perfectos para las reuniones remotas (por ej., tareas a entregar, proyectos a facturar, eventos de esta semana, etc.). Ponte en contacto con tu empresa de software de gestión de proyectos para que te asesoren.
4. Analiza los servicios que has subcontratado los últimos 2 años. Si tu agencia gasta con frecuencia mucho dinero en outsourcing para las campañas, es muy probable que en algún momento sea útil tener una persona en plantilla que pueda sustituir a esos proveedores externos. Si ahora no es el mejor momento, por lo menos, identifícalos, monitorízalos y tenlo en mente para el futuro.
5. Piensa en cómo automatizar ciertas tareas. Esto es propio de un ERP pero, a veces lo perdemos de vista. En Paprika, recomendaremos por ejemplo diseñar plantillas estructurales de presupuesto por tipo de proyecto o cliente, trabajar en plantillas de asientos, aprobaciones online, etc. Todo ello permite ahorrar un tiempo crucial en el día a día.
6. Revisa tus procesos y piensa en cómo mejorarlos. Si llevas varios años usando tu ERP, es muy probable que los procesos ya no sean los más adecuados. Podría ser que tu agencia desde entonces haya crecido, disminuido, hayáis abierto nuevas oficinas, etc, adapta tus procesos a la nueva realidad. Creo que es imprescindible involucrar a las personas claves de tu organización, a quienes aplican esos procesos y si fuera posible, a la empresa de tu ERP, que te podrá asesorar. Así, identificarás los pasos redundantes, los que no añaden valor o los cuellos de botella. Eso provoca lentitud, ineficiencia y aburrimiento a tus equipos. El proceso perfecto es el que aporta a tus directivos una analítica estratégica (la que de verdad ayuda a gestionar y orientar tu negocio) y el control, sin convertirse en una locura burocrática para quienes lo aplican.
7. Pon un poco de orden en los procesos del pasado. ¿Quién no deja datos antiguos sin actualizar por falta de tiempo en su ERP? Por ejemplo, informes diseñados hace años que ya no se usan; órdenes de compra a proveedores que finalmente no fueron contratados; proyectos entregados hace mucho tiempo que siguen abiertos; cuentas bancarias en desuso; facturas con saldos pequeños debidos a ajustes de céntimos, etc.
8. Y, finalmente, dale otra oportunidad a las hojas de tiempo. En el “mundo agencia”, hay 2 escuelas sobre las hojas de tiempo: o la dirección cree en ellas, o no, y por tanto, las que registran horas y las que no. Si en tu agencia sí se registran, pero siguen siendo ‘los 5 minutos diarios odiados’ por tus equipos, esta reflexión puede darte un nuevo enfoque: ¿por qué no revisas el proceso, investigas con tus equipos qué es lo que se podría hacer para convertirlo en algo normal, que dure 2 minutos y no 5? Al fin y al cabo, ya estamos obligados todos por ley a fichar horarios de inicio y fin de trabajo y para muchos es ya una rutina. Aquí van algunas pistas: ¿Quizás pides demasiados detalles en el momento de registrarlas? ¿Quizás tus equipos necesitan un guion sencillo paso a paso? ¿O necesitan una motivación para ello? ¿Quizás no tienen acceso a los informes para que entiendan su valor? ¿O lo interpretan como una herramienta de control interno y no de control de cliente?
