MERCEDES PESCADOR, DIRECTORA DE MEDIALUNA COMUNICACIÓN Martes 29 de noviembre de 2016
Un interesante capítulo del libro de Mercedes Pescador, titulado Comunicación en cuatro pasos, es el que dedica a la organización de eventos, del que publicamos aquí un extracto.
Expone en el mismo interesantes consejos prácticos nacidos de la experiencia y situaciones reales de las que se extraen impagables conclusiones. Según la autora, el evento perfecto exige planificación minuciosa, método. Es sinónimo de cálculo, agenda matemática, tiempos perfectos; previsión de ponte en lo peor, imagina que en el último momento… Y pone como ejemplo un evento que organizó hace más de diez años.
“Imagina a cuatrocientas personas procedentes de distintos países de Europa reunidas en el Castillo de Viñuelas, ubicado en el municipio madrileño de Tres Cantos. Todas ellas están pendientes de una primicia, que será proyectada en una gran pantalla. En ese mismo instante, un gran apagón nos deja completamente a oscuras. A mí, con el corazón en un puño. Allí solo parecía iluminarse la cara de mi cliente. Han pasado más de diez años y aún sigo temiendo aquella mirada clavada en la frente. También, sigo sin perdonar al técnico encargado de la iluminación por haber hecho caso omiso a mi advertencia: asegúrate de que la potencia es suficiente, comprueba todos los cables”.
Una situación de la que saca una enseñanza que nunca hay que olvidar: “Nunca, desde entonces, me fío de nadie en cuestión de eventos. Si estás pensando en organizar un acto público, ningún detalle puede quedar en manos del azar o la sorpresa. En tu lenguaje diario usa el por si acaso, el mejor dos escenarios que uno, el repuesto inmediato, el micrófono de mano además del inalámbrico”.
Además de este consejo, Mercedes Pescador desarrolla diez claves para organizar un acto con éxito:
Clarifica los objetivos.
Establece con claridad qué deseas conseguir con ese evento, los objetivos de comunicación y de su público. Piensa como los invitados. Contrasta a tiempo, desde el principio, las expectativas de esa audiencia. ¿Qué esperan encontrar? Mide tus posibilidades antes de proponer ideas.
Planifica los tiempos de cada actividad.
No pretendas empezar por el tejado. Comienza por el principio. Calcula los tiempos para cada actividad; cada material, desde la cartelería, hasta los audiovisuales, los discursos, el escenario, o el regalo para los invitados. Por supuesto, considera los tiempos de las comunicaciones, el envío de las invitaciones. Una invitación a destiempo es como un reloj sin agujas.
Presupuesta con realismo.
Las buenas ideas no siempre son las más caras. Saca todo el partido al presupuesto. Considera cada detalle, incluso los imprevistos y, desde el principio, atente a lo que hay. No actúes en función de lo que te gustaría que hubiera. Contrasta cada partida hasta conseguir la mejor relación calidad-precio.
Encuentra el lugar adecuado.
Una cena de gala, la presentación de un libro o un congreso son actos que congregan a públicos especiales. El lugar es determinante. Asegúrate de que has encontrado el propiado para la celebración de ese evento concreto y, sobre todo, para lograr la comunicación de las audiencias que acuden.
Implica a tus proveedores.
Selecciona cuidadosamente a tus principales proveedores y consigue que sean tus principales aliados. Implícales en todo, no solo en la parte encomendada. Organiza reuniones conjuntas en las que cada cual conozca la importancia de cada parte. Es un trabajo en equipo. Un solo fallo puede desencadenar el fracaso de todos.
Innova en los detalles.
Absorbe las tendencias en diseño, arte, cultura o tecnología e intenta innovar en tu propuesta. Sigue el consejo de Alexander Graham Bell, «nunca vayas por el camino trazado porque conduce a donde otros han ido ya». Recuerda que el factor sorpresa, a veces presente en los pequeños detalles, forma parte de la esencia de tu evento.
Sé flexible a los imprevistos.
Sé sensible a la necesidad de un cambio, a lo imprevisible. Mantén una actitud flexible para realizar cambios bruscos en períodos cortos de tiempo si fuera preciso. Por ejemplo, considera la necesidad de un cambio de fecha, de localización o de personajes. En los eventos, hay que estar preparado para todo.
Mantén la serenidad.
Mantén la calma ante posibles imprevistos o situaciones inesperadas. La serenidad ayuda a tomar decisiones correctas e incluso a actuar con mayor rapidez ante situaciones difíciles y controvertidas.
Recibe a los invitados con naturalidad.
Actúa con naturalidad. Transmite tranquilidad, aunque el acto en sí te produzca nerviosismo o tensión. Todos observan a los organizadores para sentirse reconfortados, especialmente en los minutos previos y durante la apertura.
Sonríe siempre que sea preciso.
Los eventos suelen estar relacionados con situaciones positivas, celebraciones, aniversarios, momentos decisivos de una empresa o una institución. No puede faltar la sonrisa amable de aquellos que están al frente de su organización. La sonrisa genera confianza.
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