Estrella Díaz, directora general de Staff Eventos Sábado 16 de abril de 2011
Estrella Díaz, directora general de Staff Eventos, reflexiona sobre los aspectos de protocolo que hay que cuidar especialmente en un evento en el que intervienen autoridades. Estas son sus conclusiones.
EL protocolo oficial en eventos hoy día no tiene sentido si no va unido a la producción. La evolución tecnológica es tan espectacular que nuestra obligación es ponerla en escena de manera singular. Creatividad, producción y protocolo van unidos , es cierto que son disciplinas diferenciadas, pero se necesitan entres sí, por esto un profesional de los eventos debe dominar de manera excelente el protocolo.
En nuestro caso práctico, evento de inauguración de la nueva fábrica I+D+i de Thyssenkrupp Elevadores, realizado hace unos días durante el mes de marzo, pudimos comprobar una vez más, que, creatividad, producción y protocolo han de ir unidos. No hubiera sido posible obtener el éxito sino hubiera funcionado a la perfección la sincronización del protocolo y la producción, además, de la creatividad a través de la innovadora puesta en escena con la nueva tecnología audiovisual el video-mapping.
Podemos llamarlo el protocolo del siglo XXI en la que los organizadores integrales de eventos, tenemos mucho que decir. Hace años un evento con autoridades donde intervenía el protocolo tenía que ser realizado por terceros y esto ha cambiado. Los organizadores integrales de eventos estamos preparados para intervenir de forma extraordinaria donde se pone de manifiesto que organizar eventos llenos de impacto, es relativamente fácil, pero crear sensaciones que condicionen las actitudes en la audiencia provocando recuerdo, es muy complejo. Esto solo es posible con objetivos claros, buenas ideas y un equipo profesional multidisciplinar y transversal entregado a conseguir nuevos retos.
Propusimos un evento más dinámico, abierto, comunicativo y con mucha atracción visual , en definitiva, creamos un evento innovador. Esto nos hacía diferentes entre un acto oficial y otros promovidos por otras organizaciones. Nos enfrentábamos a un evento que representaba una entidad privada (Thyssenkrupp Elevadores) donde el protocolo oficial tenía suma importancia por sus invitados de honor y diferentes personalidades socio-políticas que allí se darían cita.
A veces nos olvidamos que las autoridades acuden a diferentes tipos de actos y que también comparan entre unos y otros y por supuesto también les gusta la diferenciación.
El evento reunió a 1.000 invitados, contó con la presencia de S.A.R El Príncipe de Asturias y de 4 ministros además del Alcalde de Móstoles y la Presidencia de la Comunidad de Madrid entre otras personalidades políticas. Además contamos con la participación de más de 30 periodistas generalistas acreditados que daban cobertura al acto a nivel nacional, comunicación y retransmisión en los Telediarios del día, dieron cita del evento.
Un contenido humanizado, respetuoso con el espacio y coherente con los mensajes de Thyssenkrupp a transmitir perfectamente atendidos por profesionales transversales, hicieron un acto verdaderamente exitoso. Protocolariamente , se debe de abordar las siguientes cuestiones para un evento de estas características:
. La constante coordinación de todos los elementos necesarios.
. La seguridad.
. La recepción de los miembros de honor.
. El saludo a S.A.R el Príncipe de Asturias.
. El Recibimiento a las autoridades-.
. El Tratamiento de Base de datos, la invitación, el control de acceso, ubicación de asientos, catering.
. Coordinación del espectáculo/ inauguración.
. Descubrimiento de Placa.
. Discursos.
. Firma del libro de Honor.
. El Detalle Institucional.
Estos son algunos consejos imprescindibles que harán de un evento protocolario un éxito seguro.
Estrella Díaz
Directora General
STAFF EVENTOS.
