ARTÍCULO DE ALMUDENA ALONSO, DIRECTORA DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO CORPORTIVO DE BCW ESPAÑA. Afortunadamente, en el momento de escribir estas líneas, se ha logrado aplanar la curva de la pandemia de la COVID-19, lo que permite iniciar el camino hacia la normalización, pero sin olvidar todos aquellos aprendizajes que nos han dado tan buenos resultados a lo largo de estos meses.
Madrid, 20 de Junio de 2020
Esos nuevos hábitos y aprendizajes han supuesto un cambio en la cultura corporativa de la empresa y una enorme aceleración en la transformación digital. Los buenos resultados que se han conseguido con el teletrabajo nos hacen pensar que esta forma poco habitual hasta ahora ha llegado para quedarse, no de forma intensa y continua como durante el confinamiento, pero si como herramienta para agilizar y optimizar las relaciones profesionales. Como parte de este cambio, todas las empresas están también girando hacia eventos virtuales o híbridos, que contribuyen junto con otras macrotendencias mundiales a frenar el cambio climático y mejorar la conciliación.
Pero adaptar las reuniones que antes eran offline al entorno online no supone un mero cambio de canal, sino que debemos prepararlas de forma distinta y tener en consideración otros elementos que pueden distorsionar la atención de los participantes y por tanto la compresión del contenido. Implica desarrollar diferentes habilidades y roles para los organizadores, diferentes expectativas y comportamiento de los usuarios y, por tanto, diferentes exigencias para los portavoces.
En BCW hemos identificado la necesidad de formar a los profesionales para ese nuevo reto de comunicar en reuniones o eventos virtuales y hemos lanzado un curso específico para EL PORTAVOZ EN ENTORNOS ONLINE que cubre desde la planificación a la puesta en escena.
Muchos de los principios aprendidos en cursos de portavoces nos van a servir, ya que lo importante sigue siendo entender a la audiencia, preparar bien el contenido y adaptar el mensaje al objetivo de esta; pero el canal determina enormemente y por tanto deberemos enfrentarnos nuevos retos que van desde la demostrada fatiga de la videollamada, al gestionar adecuadamente la tecnología o manejar códigos de comunicación online distintos a los de la comunicación presencial.
En primer lugar, es importante saber qué tipo de evento vamos a organizar para, de este modo, escoger la tecnología más adecuada, teniendo en cuenta el tamaño de la audiencia y el nivel de interacción que habrá; ya que no es lo mismo una webinar o presentación más unidireccional que un evento multitudinario en directo o una rueda de prensa virtual donde se espera una alta interacción. Para cada opción existen las herramientas más adecuadas y debemos estar seguros de manejarlas correctamente, ya que el 90 % de los «fallos» en eventos virtuales se producen ahora mismo porque el presentador no controla la app.
En segundo lugar, debemos trabajar bien el contenido en función del tipo de evento. Es recomendable comprimir contenido y tiempo, con sesiones más cortas y mezclar diferentes formatos para mantener atento al público que atiende el evento.
Debemos reforzar también nuestro conocimiento del storytelling, para mejorar nuestra forma de enganchar a las personas con historias potentes, descripciones sensoriales y diferentes técnicas que nos ayudarán a emocionar a los que están al otro lado de la pantalla. Y no solo debemos modificar el qué cuento, sino el cómo lo cuento, ya que la comunicación no verbal también se varía cuando tenemos una pantalla entre del emisor y receptor.
Y, por supuesto, se convierten en clave los aspectos visuales como el encuadre, la iluminación, el fondo, el cuidar la identidad visual de la compañía, así como el contar con equipamiento adecuado.
Estamos convencidos de que la digitalización de los eventos puede suponer una mejora de la experiencia para todas las audiencias ya que nos permite enriquecer el storytelling con tecnología y lograr experiencias realmente inmersivas. Pero es que además es una oportunidad para probar nuevas tecnologías que desarrollar después en otras áreas y obtener aprendizajes valiosos para la compañía.
Podemos virtualizar no solo presentaciones a consumidor o eventos de nuestro plan de marketing, sino la formación interna, el servicio al cliente incrementando la eficiencia a la hora de contactar a clientes y partners o explorar nuevos canales de venta combinando, por ejemplo, live streaming, social media y e-commerce.
La interacción personal sigue siendo insustituible, pero sin duda organizar eventos presenciales es más costoso, implica una logística que consume más tiempo y contamina más. La pandemia ha hecho que las empresas pierdan el miedo a los eventos virtuales; ahora deben llevarlos al siguiente nivel formando a sus portavoces para que marquen la diferencia y convertir así los eventos de la compañía en una ventaja competitiva en el mercado.
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