MARÍA ASENJO, SOCIA FUNDADORA Y DIRECTORA GENERAL DE OAK POWER PR Jueves 23 de marzo de 2017
Los eventos y las Ferias, en especial las de nuevo formato, son excelentes plataformas de comunicación y visibilidad para las empresas, organizaciones y Administraciones Públicas.
Los efectos que se obtienen, en concreto, triplican tanto en duración en el tiempo de dichas estrategias, como en resultados objetivos, los alcanzados por las convencionales, según la experiencia de Oak Power PR durante sus casi veinte años de presencia en el mercado.
Hay tres momentos muy importantes para comunicar: por una parte la presentación, por otro el propio evento o la feria con sus calendario y, por último, los resultados. La comunicación bien gestionada de un evento o Feria puede durar hasta tres meses. Una herramienta fantástica, de hecho, es crear micro eventos asociados que se programen a lo largo de todo el año para mantener la tensión informativa.
Desde Oak Power hemos analizado las pautas que deben de seguirse en la planificación del trabajo de organización y seguimiento de un evento o Feria para obtener los mejores resultados. Estas son nuestras principales conclusiones:
- Planificación y antelación. El evento debe de preverse con una antelación de unos seis meses y el arranque del trabajo no puede ser inferior a los tres meses.
- El trabajo a desarrollar debe de programarse minuciosamente en un calendario que debe de ser de obligado cumplimiento.
- Las invitaciones a periodistas, bloggers e influencers deben de enviarse con una antelación de mínima de 45 días, que les permita organizar sus timming de trabajo y de hasta dos meses en caso de desplazamiento.
- Deben de prepararse con la empresa u organización un calendario de presentación de novedades de impacto mediático y comercial que es gestionará en el tiempo.
- Programar la presencia durante los días físicos de la Feria con una sucesión de eventos que llamen la atención y sorprendan. Nadie visita un espacio donde sus responsables están de “brazos cruzados”.
- Personalizar las convocatorias y hablar previamente con los invitados. Evitar invitaciones generalizadas que no tienen ningún efecto.
- Atención personalizada de cada uno de los invitados.
- Organizar escenarios y eventos muy visuales para que resulte interesante la cobertura informativa de las televisiones.
- Coordinación entre el equipo de comunicación de las ferias o eventos y el de la propia empresa. Nunca deben de hacerse la competencia.
Respecto al tipo de eventos y Ferias que son los más idóneos para conseguir los mejores efectos de comunicación, deben de cumplir los siguientes requisitos:
- Tener suficiente reputación, trayectoria y que cuenten con equipos de comunicación muy potentes al frente.
- Con fuerte presencia en los soportes virtuales y Redes Sociales, fundamentales para dar visibilidad a un encuentro de este tipo.
- Mejor cortos e intensos que largos y aburridos. Las ferias de cuatro días están en declive y la atención siempre comienza bajar a partir del tercer día.
- Tematizados, no generales. De hecho, ferias generales como ARCO buscan cada año una tematización para ser mediáticas.
- Las que tienen mentalidad de crear espectáculo y capacidad de generar conocimiento. Una Feria o un evento de éxito debe de ser un espectáculo continuo. También un foro de creación de conocimiento y nuevas tendencias de mercado.
Oak Power PR cuenta con enorme experiencia en articular estrategias de presencia en Eventos y Ferias para sus clientes, fundamentalmente en los sectores de la gastronomía con presencia en Alimentaria, el Salón Gourmet de Madrid o Madrid Fusión; moda, joyería y relojería, con el Salón de Basilea, Basselworld de Suiza y Madrid Joya; FITUR o del automóvil, con Motortec. Oak Power también es impulsora de Marbella All Stars, un evento de nueva generación que se ha convertido en referente de la Gastronomía y el Turismo excelentes. Más información en www.oakpower.es
