REDACCIÓN Lunes 5 de septiembre de 2011
Un error en el que suelen caer los departamentos de Comunicación de las empresas cliente y las agencias de comunicación y RR.PP es el mal uso que algunos hacen de las bases de datos de periodistas. Algo que tiene remedio si sigues estos tres consejos.
Arnaud Roy, director de operaciones de la empresa especializada y líder en España en software para los departamentos de Comunicación, Augure, afirma: “Una buena gestión de las bases de datos de periodistas incrementa de forma indudable la eficacia y el retorno de las notas de prensa. El contexto de crisis (cierre de medios), el uso de personal temporal en las redacciones y sobre todo la aparición de nuevos perfiles (bloggers) hacen, a día de hoy, casi imposible para un departamento de comunicación mantener una base de datos de periodistas actualizada, precisa, y que cubra todo su perímetro de influencia. La clave reside en tener un buen control sobre las publicaciones y los periodistas identificados como clave para la estrategia de comunicación de la empresa, disponer de un sistema de gestión que permita una segmentación precisa de los contactos y disponer de un sistema de tracking automático de los envíos”.
Roy apunta una serie de recomendaciones para mantener una base de datos de calidad que se pueden resumir en 3 puntos:
1. Realizar un análisis de los medios por nivel de importancia según una estructura piramidal. Los medios de primera importancia para la empresa (diarios, radios y TVs nacionales, publicaciones especializadas del sector) tienen que ser controlados por el mismo departamento de comunicación con un contacto casi individual con cada periodista. Para los niveles de importancia más bajos (publicaciones regionales, páginas web de menor audiencia…), lo mejor es subcontratar la alimentación y la actualización de la base de datos a proveedores especializados. La calidad de estos servicios ha incrementado en estos últimos años.
2. Como en toda acción de difusión, la segmentación de los datos es clave para poder realizar listados a medida en función de los objetivos de la nota de prensa. Para ello, es necesario disponer de un sistema de gestión que permita realizar consultas de la base de datos por temas, localización geográfica, tipo de soporte, cargo del periodista… y de esta forma adaptar el público al mensaje fomentado.
3. Disponer de un sistema de tracking de los emails (¿qué emails rebotan?, ¿quién ha abierto el correo?, ¿Quién pincho el link que ha incluido en la nota? ….) que retroalimente de forma automática la base de datos. Esta automatización supone un ahorro de mucho tiempo en la gestión diaria de un Departamento de Comunicación.
