ARTÍCULO DE JUANFRÁN VELASCO, PERIODISTA Y CONSULTOR DE COMUNICACIÓN / Expresiones como “te llamo para saber si has recibido mi nota de prensa” deberían estar prohibidas a estas alturas.
Por Juanfran Velasco, 20 de abril de 2020
A veces, tenemos tanta obsesión de que funcione nuestra estrategia de relaciones públicas que se nos olvida de la importancia de establecer una relación de confianza con los medios. Los periodistas reciben cientos de comunicados, invitaciones, convocatorias… que solo la calidad y la seguridad que le proporciones como fuente serán clave para que se fijen en ti. A continuación, expongo unas consejos infalibles que me han permitido crear un buen perfil de PR y hacer match con mis compañeros periodistas:
–Relaciónate: No hay que ser pesados, pero un email no es suficiente; por lo que es importante hacer llamadas de seguimiento para contar novedades, actualizaciones. Todo muy a golpe de titulares porque el tiempo que tienen para atenderte es oro. Las mañanas suelen ser buenos momentos para medios online. Sin embargo, puedes molestar si llamas a un periodista que escribe en print por la tarde. Pero lo mejor es que ellos te digan qué día/s y a qué hora/s les viene mejor, ya que su agenda de trabajo cambia mucho y cada uno tiene sus particularidades. No insistas constantemente. Si no recibes respuesta es muy probable que no les interese tu tema. Y, por tanto, puedes generar una impresión negativa. Envíos masivos “NdP” a bases de datos sin filtros. Swipe left. Envíos “NdP” + follow up. Swipe right.
-Escucha: Antes de dirigirte a un periodista es importante que leas lo que ha escrito, qué temas trata, cuáles son noticias de actualidad y qué le puede interesar a su medio. Pregunta qué historias está preparando y si está buscando fuentes que les ayude a construir mejor su relato. Si sabes que el periodista ha escrito sobre un tema parecido al que le quieres ofrecer, puede ser una buena oportunidad de aproximación. Si lo ha hecho muy recientemente, puede que no vuelva a publicar algo parecido, a no ser de que se trate de un tema de máxima actualidad. No obstante, es un fallo que el periodista al que te dirijas te informe que acaba de publicar un contenido como el que le recomiendas (incluso el tuyo) sin que tú lo sepas. “Quiero hablar con alguien de redacción”. Swipe left. “Quiero hablar con esta persona que escribe en esta sección”. Swipe right.
-Socialízate (también virtualmente): A veces, conseguimos que nuestra acción salga en los medios y ya nos olvidamos. Por eso, es importante, que hagas un post-follow up para agradecer el tiempo al periodista, pedirle feedback para mejorar las cosas, darle la enhorabuena si te ha gustado algo que ha hecho, etc. Invierte tiempo también en quedar con ellos. Un email, una llamada o un whatsaap está muy bien, pero también hay que tomarse unas cañas (virtuales) para conoceros también en un entorno menos laboral. “Te envío una información comercial sin tener en cuenta la actualidad ni los flujos de trabajo”. Swipe left. “Ahora mismo lo más importante es saber cómo estás tú, tu familia y si te puedo ayudar en algo”. Swipe right.
-Piensa: Tu nota de prensa solo es un apoyo y probablemente solo contenga el 10% de la información que se publique. Tu receptor apreciará que le envíes materiales extra (fotos, vídeos), pero también artículos de referencia, enlaces a conversaciones en las redes sociales e incluso que puedas sugerirle otras fuentes. En la construcción de historias, es muy importante la personalización, es decir, que puedas ayudarles a desarrollar temas propios para el medio garantizando cierta exclusividad y originalidad del contenido, y teniendo en cuenta el tipo de medio al que te diriges. “Entrevistas empresariales en medios lifestyle”. Swipe left. “Entrevistas con celebrities o perfiles que son tendencia en medios lifestyle”. Swipe right. “Notas de prensa con 10 párrafos de declaraciones”. Swipe left. “Notas de prensa con fotos, vídeos y enlaces”. Swipe right.
-Entiende: Esto significa en conocer muy bien cuáles son los flujos de trabajo y las necesidades de los medios. Esto dependerá de la tipología de los mismos. Por ejemplo, contactar a una agencia de noticias por la mañana (que están en plena vorágine de convocatorias) es contraproducente. Es mejor hacerlo antes de la comida o por la tarde cuando están preparando la agenda del día siguiente. Es totalmente desaconsejable exigir el cuestionario previo para una entrevista, ya que el periodista se siente totalmente coartado. Es mucho más inteligente conocer de antemano los temas que quiere tratar y que tú, como periodista o PR, elabores un cuestionario previo con posibles preguntas y respuestas que ayude al portavoz de tu empresa o organización a sentirse mejor en la entrevista y contestar de forma más segura y con los mensajes clave. “Te salto y llamo a tu compañero/a del mismo medio después de que me rechaces el tema”. Swipe left. “Te pregunto si hay algún compañero/a del mismo medio que le pueda interesar el tema”. Swipe right.
-Transforma: Si el periodista te elige a ti o la organización a la que representas como fuente de su noticia, significa que eres una persona experta en esa materia y tienes un valor añadido para su contenido. Por eso, es importante que no impongas, sino que orientes y dirijas en función de tu conocimiento. Por supuesto, en una estrategia de PR, la negociación es clave, ya que se trata de un win-win. Esto, en gran medida, dependerá de esa relación de confianza y la utilidad que has sido como fuente. Cuanto más positivo haya sido esto, más fácil será negociar. Aquí pueden confluir varios intereses (los de la empresa a quien representas y los del grupo editorial para el que escriben), pero también es importante dejar claro cuáles son los aspectos básicos de tu trabajo (mención de marca, número de páginas o extensión, enlace a la web…). Si se informa con transparencia y con anterioridad de esto, luego no hay lugar malentendidos. No hay “errores” ( Swipe left), sino “erratas” (Swipe right.). No hay “lo has entendido mal” (Swipe left), sino “quizás no me he explicado del todo bien” (Swipe right).
-Ayuda: Con enfoques, ideas, titulares que puedan funcionar bien en los medios y que generen clicks… Eres una fuente; por lo que valorarán mucho tu proactividad, que les respondas de forma inmediata para saber que estás trabajando en su tema. Y también que les informes con sinceridad cuando no puedes ayudarles. “No respondo a tus emails porque estoy muy ocupado”. Swipe left. “Perdona, llevo todo el día fuera, pero te pido la información que me solicitas y si no me la facilitan te lo hago saber asap”. Swipe left.
Si sumamos la inicial de estos puntos que menciono arriba (Relaciónate, Escucha, Socialízate, Piensa, Entiende, Transforma, Ayuda), obtenemos la base de cualquier relación, que es el respeto. Un resultado sólido y eficaz de lo que puede aplicarse a cualquier intercambio entre profesionales.
