El experto y docente de habilidades de comunicación en el sector de la sanidad, director de comunicación del Grupo Casaverde, Julio García Gómez, ha creado un “Manual Urgente de Técnicas de Comunicación Online en Pandemia” orientado a profesionales de la sanidad, de la comunicación, profesionales y empresas de cualquier actividad y a la sociedad en general que cada día realiza más trabajos y funciones online.
Por Redacción, 19 de enero de 2021.
Si se siguen las pautas de este manual, que está planteado como curso práctico rápido de autoayuda, en poco tiempo se podrá dominar el arte y oficio de la comunicación a distancia con efectividad.
Nuestros OBJETIVOS
En el ámbito presencial, con el uso de la mascarilla y la distancia de seguridad, es necesario más que nunca practicar la respiración diafragmática para oxigenar bien y que los mensajes se proyecten.
En el escenario online habrá que practicar esto, pero además fijar el foco en otras cuestiones que potencien la comunicación a distancia.
Mediante este manual urgente, por la vía rápida y práctica, intentaremos dominar las técnicas de comunicación en la situación especial que vivimos en nuestra sociedad donde las circunstancias sanitarias marcan unas normas para evitar el contacto físico y por ello se está desarrollando la comunicación a distancia que mantendrá su auge en el futuro haciéndose compatible con la presencial.
I.- PUNTOS FUERTES A PONTENCIAR EN EL PROFESIONAL. Estilo directo y cercano.
1.- El dominio de la profesión y a la actividad que se desarrolle.
2.- El manejo adecuado de la voz y la imagen nos dará juego para una comunicación versátil en el contacto online con el paciente en el caso de los profesionales sanitarios, o de la profesión concreta de practiquemos.
3.- Es necesario dominar un estilo de comunicación directo y cercano, lo que facilita la comunicación interpersonal en las plataformas de la red.
4.- Hay que plantear, desarrollar, extractar y desmenuzar bien los contenidos, que se deben repetir en los mensajes para fijar conceptos en el los interlocutores.
5.- Debemos utilizar un lenguaje coloquial reforzado por las palabras y términos técnicos que sean necesarios en cada caso.
II.- PUNTOS DÉBILES A MEJORAR
A) La voz y los mensajes
1.- Evitar monotonía en la voz. Es necesario que se amplíe la gama de registros para que tu voz no sea tan “regular”. Es necesario elevar el tono en determinadas palabras que se deban remarcar en la exposición de ideas para llamar la atención de los interlocutores.
2.- Destacar conceptos: Al igual que hacemos con los mensajes que presentamos en presencial, la voz debe hacer ese juego de remarcar, entonar y elevar el tono en alguna palabra o frase para evitar la monotonía y llamar la atención de los interlocutores.
3.- A veces hacemos frases demasiado largas. Hay que procurar hacer frases cortas con sentido, punto y seguido. De esta manera es más comprensible y fácil de asimilar el mensaje.
4.- Dar titulares que fijen la atención. Es decir, al final de una conversación hacer a modo de un resumen en una sola frase que compendie lo más importante de todo lo tratado. Se debe resumir fijar conceptos. Frase/titular con lo más destacado a modo de titular periodístico. El titular no debe ser muy largo, debe tener unas 7 u 8 palabras como máximo. Sería algo así como un “subrayado” verbal del texto. Y en la medida de lo posible “persuadir” con conceptos claves del tema de que se trate y despertar su interés por descubrir nuevos “mundos”.
EJERCICIO: APRENDER A CONDENSAR, A DAR UN TITULAR…
Escribir un texto de 5 líneas, resumir en 3, reducir a una línea como titular.
5.- Fallos de respiración. A veces, nos quedamos sin aire porque no respiramos adecuadamente, y esto hace que haya una falta de aire al final de las frases y se pierda el final de las mismas. Normalmente se comienza en tono alto y vamos decreciendo el ritmo hasta apagarse la frase, porque no hay una buena ventilación. Si procuramos, con ejercicios que detallaremos más abajo, respirar con el diafragma, conseguiremos no perder la fuerza de las frases y dar un tono más contundente y firme a la voz.
B) La imagen que proyectamos. La cámara del ordenador es el ojo del interlocutor.
En este tipo de conversaciones online, donde todo el foco está en la pantalla, en la imagen de las personas que intervienen en una videollamada o reunión a distancia, es preciso fijar una serie de detalles que en la medida de lo posible refuercen la comunicación para dar sentido a la conversación. Es más, al estar concentrada la mirada del interlocutor en la pantalla, si manejamos bien nuestra imagen, obtendremos más “complicidad” con la persona que está al otro lado del ordenador.
Se observa a veces en la pantalla del ordenador, en la videoconferencia, que algunas personas dirigen la mirada hacia abajo o al texto constantemente. Sería interesante que de vez en cuando miraran directamente al “espectador”, es decir a la cámara, para de esta manera implicar más a los a las demás personas. En el caso de profesores, al igual que en las clases presenciales, en que repartimos nuestra mirada entre ellos, aquí en online, es necesario que miremos a cámara de vez en cuando para que no quede tan fría la charla o la consulta. Es lo que llamamos “seducir” al espectador, en términos de televisión. Y no deja de ser una emisión de televisión la sesión que desarrollamos. La cámara de nuestro ordenador es el ojo del alumno, en el caso de profesores, o del interlocutor, en general.
Cuando miremos a cámara para dar una frase o idea, abramos bien los ojos, centrémonos delante de la cámara, elevando unos pocos centímetros el rostro por encima del objetivo de la cámara del ordenador. De esta manera se abre el ojo y se consigue captar más la atención.
Procuremos que el lugar donde desarrollemos la sesión esté bien iluminado, a ser posible con luz natural. Evitemos que haya contraluz de una ventana detrás de nosotros, y si es necesario reforzar con una lámpara portátil, hagámoslo. Nuestra imagen es importante para el interlocutor, que se nos vea bien y que presentemos una buena presencia.
C) La interactividad entre interlocutores. El profesional como dinamizador del equipo.
Soy partidario de que, en la medida de lo posible, haya interactividad entre el profesor y los alumnos en el caso de profesores. Que se propicien las preguntas durante la intervención o al final del tema. Cuesta a veces arrancar preguntas, pero es fundamental que el profesional de la docencia, con habilidad y destreza, pregunte e incite al alumno para fomentar su capacidad de aprendizaje a través de la pregunta. De forma directa se puede preguntar sobre alguno de los temas de la charla. Si hay más de una persona, si es una reunión de grupos, si se conocen los nombres, se puede “nombrar” a alguno de ellos para que aporten su visión de lo tratado y establecer una conversación amena con ellos. Sería interesante realizar una breve charla/coloquio al finalizar la reunión.
Hay que tener en cuenta que el papel del profesional en este tipo de sesiones debe ser, además de hilo conductor, de dinamizador del equipo para que de esta manera los conceptos se fijen más en las personas.
D) El lenguaje no verbal/gestual. Las manos, la cabeza. Naturalidad ante la cámara.
El espacio al que nos enfrentamos en las sesiones online está muy limitado a una pantalla, la del ordenador, la tablet o el teléfono móvil, en un primer plano, ya que si el profesional se aleja un poco de la cámara, para obtener un plano más abierto donde se puedan ver las manos, se pierde el sonido. Por tanto, vamos a limitarnos al primer plano, pero vamos a sacar rendimiento a los gestos y al movimiento de las manos en algún caso.
Ya que las manos quedan normalmente por debajo del plano del ordenador, si queremos reforzar un concepto o idea, podemos elevarlas y de esa manera nos ayudarán a dar más énfasis a una palabra o una frase. Las manos nos ayudan a remarcar el lenguaje verbal. En cuanto a la cabeza, debe permanecer erguida y evitar balanceos. Todo esto debe ser realizado con toda naturalidad y sin forzar nada.
III.- PLAN DE ACCIÓN DE MEJORA. Consejos prácticos
Con todos estos elementos expuestos podemos trabajar por nuestra cuenta y autoevaluarnos. Aconsejo grabar pequeñas simulaciones de intervenciones ficticias delante de la cámara, visionar después, observar puntos fuertes y débiles y fijar un sencillo “plan de mejora” donde nos marquemos objetivos a corto plazo, que nos animen a seguir avanzando y mejorando. Practicar, practicar, practicar.
Propongo como plan de trabajo genérico, realizar unos ejercicios con la voz en tonos alto, medio y bajo en voz alta con una frase corta, para romper la monotonía del sonido que emitimos.
En cuanto a la imagen, recomiendo hacer alguna simulación delante del ordenador con la cámara conectada o en tu teléfono móvil, si te es más cómodo, para que puedas observarte bien: tu mirada, tus gestos en la cara, tus manos. Elige un tema cualquiera a desarrollar y ponte delante del ordenador a explicar. Anota en un folio qué observas en ti, qué fallos o qué aciertos aprecias. A modo de autoevaluación.
Recomiendo que se puedan hacer algunos ejercicios para condensar la información, en los que se tomen como ejemplo unas cuantas líneas de un libro, cuatro o cinco, y se intente resumir esas líneas en una sola frase a modo de titular, y luego se grabe el audio.
Como pequeños trucos o recomendaciones técnicas, apuntamos colocar el ordenador o la tablet algo más elevado en la mesa, para que el plano nos tome un poco desde arriba y así se ofrezca una mejor perspectiva del rostro Es decir, sería elevar el ordenador portátil o la pantalla en la parte de atrás con un par de libros, por ejemplo.
Hay que elegir un lugar de la casa o de la oficina que no sea ruidoso; se deben evitar los cristales de ventana cerca porque rechazan el sonido, mientras que las telas o cortinas lo amortiguan y ofrecen mejor acústica.
Para el sonido, puede venir bien, además del uso del micrófono del propio ordenador, utilizar un micrófono externo de pinza, para obtener una mayor calidad de audio. Y si es posible, colocarse auriculares para evitar que el sonido se retroalimente.
EJERCICIOS:
1.- Simulación de consulta online del alumno con el profesor.
2.- Elegimos un tema y debatimos entre todos: atención primara, listas de espera, medidas de seguridad para evitar contagio Covid-19.
3.- Plan Personalizado de Mejora a cada alumno.
Consultas: julio.garciagomez@hotmail.es
Estas pautas sencillas podrán servir al profesional para realizar con eficacia su comunicación online con el paciente, en el caso de la sanidad, u otros ámbitos profesionales y obtener buenos resultados de las sesiones online. La comunicación a distancia debe poner en marcha herramientas que sean de utilidad para todos. Por ello, este manual podrá ser de ayuda también para el profesional en sus intervenciones privadas o en grupo, ya que cuestiones como la voz, la imagen y la forma de presentarnos delante de la cámara, sirven para cualquier actividad comunicativa, no solo en la docencia sino en el ámbito profesional, los negocios, y en el ámbito personal y familiar, con nuestros hijos y con nuestros mayores.
Julio García Gómez es experto y docente de habilidades de comunicación, lenguaje verbal, no verbal, técnicas de manejo de la voz con la respiración, hablar en público con eficacia, la imagen delante de la cámara, vencer el miedo a hablar delante de la gente y técnicas de negociación. Imparte docencia en diversas universidades y centros, colabora en programas de televisión y trabaja la comunicación institucional en la Fundación Economía y Salud, Fundación Casaverde y el Grupo Casaverde de hospitales y clínicas de rehabilitación funcional. http://comunicarjg.es/
