Cómo crear un evento online divertido y que los participantes no se aburran

LAS MEJORES CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN DE 2020 / Interface Tourism Spain realizó la campaña ‘La Última Experiencia Wacht Party’.

Por Interface Tourism Spain / 5 de enero de 2021

OBJETIVOS:

Ante la imposibilidad de viajar a Estados Unidos por turismo o placer, se diseñó una experiencia online que permitiese a la prensa interactuar con el destino desde un enfoque novedoso, aunque igualmente representativo del país: el deporte y su afición. Por otra parte, se planteó como una oportunidad para conectar con medios y periodistas nuevos, para dar a conocer la actividad de la oficina de turismo de Estados Unidos más allá de la información puramente turística, mostrando que la experiencia de viaje en un país toca muchos otros aspectos, sensaciones y momentos, para inspirar contenidos y mantener al destino en el top of mind de estos periodistas y sus audiencias.

Este encuentro online permitiría, además, dar a conocer el servicio de streaming gratuito de la oficina de turismo de Estados Unidos, GoUSATV, y sus diversos programas, películas y series; y recrear de forma original y sorprendente la cultura del “American sport fans” por un día, para inspirar, evocar y compartir la experiencia de viajar a Estados Unidos.

ESTRATEGIA:

El diseño del encuentro online pretendía sorprender, evocar y mantener la atención sobre la cita más allá del día del evento, enviando regalos con temática deportiva, ofreciendo información y una guía sobre destinos y deportes en Estados Unidos que imitaba una revista deportiva, para generar curiosidad y expectativa sobre el día en que tendría lugar el encuentro online. De forma global, y teniendo en cuenta que para la fecha se habían realizado ya muchos eventos a través de plataformas como Zoom, se pretendía superar el agotamiento de webinars y formatos similares creando una experiencia que trascendiera el evento en sí.

Se buscó recrear una “watch party”, es decir, las reuniones informales en las que se reúnen amigos y familia para ver un partido importante, pero en un entorno online, y visionando uno de los episodios de La Ultima Experiencia, serie documental sobre el fenómeno fan y la cultura deportiva en Estados Unidos.

Desde el punto de vista de la convocatoria, se pensó en una lista de participantes activos, es decir, no se esperaba crear una audiencia pasiva que escuchase una serie de contenidos o ponentes, sino convertirles en protagonistas del relato del evento, sumándoles a la ponente principal, la presentadora de la serie documental La Ultima Experiencia, que servía de leit motiv del encuentro. Por eso, se invitó a un número reducido de periodistas, que estaban vinculados a medios deportivos (y han cubierto citas deportivas internacionales en todo el mundo y también en Estados Unidos) y a medios de viajes en los que también el deporte es protagonista y motivo para elegir un destino; para facilitar la conversación y la interacción.

Usando el contenido de La Ultima Experiencia, se mostró, además, a las ciudades y su carácter deportivo (un aspecto que las hace especiales), se exploró a los fans estadounidenses poniendo especial atención en las comunidades latinas, que han creado una fuerte conexión cultural con el país y sus ciudades de residencia gracias a la afición y las tradiciones deportivas, un vínculo común que los periodistas invitados pudieron reconocer entre los aficionados deportivos de España.

ACCIONES PUESTAS EN MARCHA

• Envío de una invitación que imitaba el estilo de una clásica revista deportiva. En esta revista, además de los detalles del evento, se incluía contenido relativo a los deportes en Estados Unidos, curiosidades, fotografías y detalles sobre la serie “La Última Experiencia”.

• Para generar interés previo al evento se envió un paquete de regalos a cada periodista confirmado con una selección de productos deportivos oficiales, vinculados a los deportes que se muestran en la serie (balón de Futbol Americano, camiseta deportiva, bola de baseball, botella de agua deportiva, gorra y mochila-saco)

• Además, se les envió a todos los asistentes, una merienda “100% American”, de manera coordinada y simultánea en diferentes ciudades españolas usando servicios de delivery. Recibieron un menú tradicional y clásico de las jornadas deportivas: un Philly Steak con patatas fritas, Coca-Cola y tarta de zanahoria. La reacción de los periodistas cuando iban a abrir la puerta casi a la vez dándose cuenta de lo que estaba pasando fue un momento divertido, inolvidable y que generó emoción y buena energía para toda la velada.

• La presentadora de ESPN, Pilar Pérez, narradora de “La última Experiencia”, se sumó al encuentro para comentar con los asistentes la importancia de la cultura deportiva en Estados Unidos, compartir experiencias cubriendo eventos deportivos o viajando al país para disfrutar de un buen partido, y descubrir lugares y experiencias ligadas al deporte que solo se pueden disfrutar en este país.

• Por último, se hizo un juego de preguntas-respuesta con la plataforma “Kahoot” con preguntas relacionadas con el contenido de la revista-invitación enviada previamente. El ganador obtuvo una tarjeta regalo de Amazon valorada en 100€.

RESULTADOS:

Un total de 16 periodistas participaron en la experiencia, no solo el día el evento, sino antes, durante y después de la cita, enviando mensajes, solicitando información, compartiendo las sorpresas en redes sociales y participando activamente en el evento. Esta experiencia aumentó la visibilidad de la oficina de turismo de Estados Unidos en el mercado español, y sirvió para demostrar que, aunque no sea posible viajar, Estados Unidos sigue trabajando para mantener el contacto y la presencia en España. Además, el evento generó leads para crear reportajes y artículos de interés sobre Estados Unidos, en un momento en el que no se puede viajar al destino para crear contenido original; por lo que esta cita sirvió como inspiración para desarrollar nuevas piezas que inspiren a futuros viajeros españoles.

LA OPINIÓN DEL CLIENTE:

El equipo de Visit The USA participó activamente en la planificación y en el desarrollo del evento, y formaron parte de la lista de asistentes, mostrando también la relevancia que la oficina de turismo concede al mercado español. Al concluir el evento manifestaron su satisfacción no solo por la convocatoria sino también por la participación activa de todos los periodistas invitados, que reflejaba la pasión por Estados Unidos.

“Gracias por un trabajo tan maravilloso en el evento. El concepto y los resultados fueron excelentes… realmente no ha impresionado la creatividad y la forma en la que se han alineado los mensajes con nuestros contenidos de una manera única y atractiva. ¡Gracias!”

¡¡Felicidades a todos por un evento maravilloso!! Hicisteis un trabajo increíble al crear un evento virtual, en un momento en el que la gente está cansada de Zoom, y que no solo mantuvo a los periodistas conectados y comprometidos, sino que realmente se mostraron encantados de participar. La entrega de comida a domicilio coordinada durante el evento, y el envío del equipo y ropa deportiva antes del evento para que los medios lo usasen fue genial. Tenéis que estar orgullosos de vosotros mismos por crear un evento tan exitoso en un entorno tan difícil (y en un cronograma extremadamente corto). Esto supone un nuevo estándar nuestros eventos con medios. ¡Esperando ver qué se os ocurre a continuación!

¿QÚE PUEDEN APRENDER NUESTROS LECTORES?

Hay posibilidades de suplir la experiencia en directo en los eventos online, al menos durante la etapa en la que haya limitaciones de aforo y movilidad durante la pandemia, pensando en los eventos como una experiencia que va más allá del día de celebración, para emocionar, cautivar y crear expectativa, siendo creativos, atrevidos y apelando al sentido de la diversión. En este sentido, centrarnos en nichos de audiencia muy evangelizados e informados ha elevado el evento, porque no les tratamos como participantes pasivos, sino como protagonistas absolutos del evento.

Digitalizar un evento significa digitalizar todo el proceso, añadiendo actividades interactivas (como los juegos online), pero sin renunciar a elementos que pueden seguir siendo “reales”, como el delivery del catering, la personalización de contenidos, o el envío de regalos. Se trata de entretener informando, para dejar una huella duradera en la audiencia.

VÍDEO:

FICHA TÉCNICA:

AGENCIA RESPONSABLE DE LA CAMPAÑA:

Interface Tourism Spain es la agencia responsable de esta campaña. Para saber más sobre ella, visita su ficha en la Guía de la Comunicación

ESPECIAL LAS MEJORES CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN DE 2020 (COMPLETO)