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El número de ruedas de prensa se ha reducido considerablemente en los últimos años. Lo que nos ha llegado a preguntarnos: ¿siguen siendo útiles como instrumento de comunicación? ¿Cuál es su futuro? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir? Responden a estas cuestiones siete profesionales del sector.
Por Redacción, 11 de abril de 2020
En líneas generales, las ruedas de prensa son eventos que cumplen una doble función. Por un lado, transmitir información de valor a grupos de periodistas y, en segundo lugar, encuentros en los que se suelen estrechar relaciones con estos profesionales. La crisis hizo que las Redacciones quedaran diezmadas y las posibilidades de que los periodistas acudan a las convocatorias se redujeron enormemente. Esto hace que, según la opinión de los expertos consultados, las ruedas de prensa siguen siendo un instrumento muy valido pero del que no se puede abusar.
Como alternativas al formato tradicional, se apunta a las ruedas de prensa en streaming (con lo que se salva el obstáculo de la falta de tiempo de los profesionales del periodismo) o a diferentes modalidades de eventos experienciales. Pero veamos cuál es la opinión de los expertos consultados:
JUAN GABRIEL CORRAL, DIRECTOR DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA DE EVERCOM
¿Cómo valora el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
Las ruedas de prensa siguen siendo útiles. Lo importante es saber de antemano es que el motivo de la convocatoria debe estar mucho más justificado ahora. Los medios cuentan con menos equipos entre sus plantillas y un mismo periodista asume tareas cada vez más multientorno y multiformato, trabajando al mismo tiempo para la web, el papel, las redes sociales del medio, etc., lo que le obliga a realizar un periodismo de oficina con falta de tiempo para salir a eventos informativos.
Es clave saber discernir entre un hecho verdaderamente noticioso y con la fuerza informativa suficiente como para convencer a un periodista que reserve una franja de su agenda frente a otras opciones. Muchas empresas se equivocan a la hora de optar por esta mecánica, cuando quizás una exclusiva o un comunicado ofreciendo declaraciones telefónicas puede resultar más eficaz.
Lo que está claro es que la rueda de prensa es todavía hoy un excelente formato para exponer de forma contextualizada, interpretada y enriquecida un contenido de enjundia periodística.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir?
La rueda de prensa tiene futuro siempre y cuando el contenido y el motivo esté bien elegido. Hay que ser selectivo para no llevarse decepciones. Ni siquiera creo que una presentación en streaming, lo más parecido, vaya a sustituir a la rueda de prensa como formato en el corto o medio plazo. Lo que sí estamos viendo es una tendencia a realizar eventos informativos más experienciales, innovadores o al menos singulares tanto en la forma de exponer el contenido como en la propia experiencia relacional con los periodistas en sí. Por así decirlo, las marcas y organizaciones en general tratarán de ofrecer más un concepto de “evento de experiencia informativa” para los periodistas, frente un concepto tradicional de “rueda de prensa”.
SILVIA PEÑALVER, DIRECTORA DE COMUNICACIÓN Y PR DE QUUM COMUNICACIÓN
¿Cómo valora el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
Hace ya mucho tiempo que los profesionales de la comunicación nos pensamos mucho hacer un encuentro como las ruedas de prensa o desayunos informativos. Somos conscientes que los medios de comunicación no cuentan con muchos redactores para poder cubrir todo y, por tanto, tenemos claro que tiene que haber una justificación real, un hito informativo clave que nos obligue a realizar un acto así, todos juntos y a una misma hora.
Creemos que la excesiva digitalización nos hace comunicarnos por email e incluso por WhastApp, y a veces, podemos llevar mucho tiempo sin escuchar la voz de un periodista y mucho más sin vernos. Pero para los que creemos en la comunicación de “tocarse” hay otras fórmulas, no puede ser el fin de una rueda de prensa. Es decir, no es obligatorio hacer al menos una rueda de prensa al año para verse con los periodistas, nos lo agradecerán. Solo si la herramienta adecuada.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir?
Si se piensa en la rueda de prensa como formato masivo hoy por hoy parece no existir otra opción. En algunos sectores, con el objetivo de ser flexibles en horarios, se ha utilizado el open day, es decir, se puede acudir durante un horario más amplio. Pero realmente no estás dando la información a la par a todos los periodistas.
¿El futuro? La digitalización ya permite hacer una rueda de prensa vía streaming, incluyendo preguntas y respuestas, aunque es cierto que los fotógrafos y los cámaras lo tienen más complicado. Pero ya hay muchos ejemplos, muchas compañías internacionales presentan sus resultados anuales en una rueda de prensa en su sede central invitando a periodistas de otros países de manera no presencial pero en tiempo real. Está claro que si la tecnología ha permitido bajar el volumen de las reuniones de negocio, también está llegando a otras fórmulas de comunicación.
ADRIANA DÍAZ COVALEDA, CONSULTORA DE COMUNICACION Y MARKETING DE HILL+KNOWLTON STRATEGIES ESPAÑA
¿Cómo valora el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
Las ruedas de prensa siguen siendo la principal herramienta de comunicación entre empresas y periodistas. En una rueda de prensa no solo se da a conocer información relevante de la compañía, sino que, además, es un momento de intercambio de opiniones in-situ con un número destacado de periodistas que ayudan a las empresas a contar con información valiosa de su posicionamiento en el mercado. Por lo que las ruedas de prensa son y seguirán siendo útiles, siempre y cuando siga existiendo esa retroalimentación de información entre ambas partes y que solo se consigue con los encuentros presenciales.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir?
A las ruedas de prensa aún les queda mucha vida por delante. Son y serán el vehículo más rápido y preciso para contar historias de una manera sencilla y efectiva a los medios. Tal vez y con los tiempos actuales, vayamos a la evolución de las ruedas de prensa presenciales a virtuales, pero manteniendo el foco en reunir a un máximo de periodistas para conocer su percepción de los anuncios y brindándoles todos los datos posibles para que en ese espacio determinado de tiempo tengan el material necesario para informar a sus audiencias.
ISABEL AIRES, DIRECTORA FUNDADORA DE AIRES NEWS COMUNICACIÓN
¿Cómo valora el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
La rueda de prensa nunca ha sido una herramienta que me haya parecido de utilidad en un sector como el mío, el de la gastronomía, ya que si se está presentando una acción, un producto, unas jornadas gastronómicas o un restaurante, considero que debe ir unida a una degustación del producto en cuestión que se está presentando por lo que ya cambiaría el modelo a ‘convocatoria de prensa’.
Por eso una rueda de prensa como tal en mi sector no lo veo útil ya que me parece una herramienta más encaminada a un sector político, cultural, de deporte que a uno de ocio y lifestyle como son los temas que desde la agencia abordamos.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir?
Una de las cosas que suelen tener las ruedas de prensa además es que se hacen a unas horas ‘extrañas’ para que hoy en día los periodistas puedan salir de redacción a cubrirla con los escasos medios humanos que ya suele haber. ¿12 de la mañana? ¿19:00? En el caso de las mañanas te parte la misma y las horas de trabajo y por la tarde al salir de trabajar es preferible ir a otro tipo de convocatorias más lúdicas que engloben más cosas como un coctel posterior. Creo que, en 15 años que tiene mi agencia nunca hemos propuesto una rueda de prensa a un cliente y en caso de que este haya querido realizarla, siempre la hemos unido a un vino español, un coctel con un cocinero X haciendo showcooking para completar la experiencia, un almuerzo posterior, etc.
Con esto, a la pregunta del futuro de la rueda de prensa en nuestro caso es, ninguno. Incluso la presentación de un libro, por irnos a algo menos gastronómico, con una segunda fase de un vino español donde poder interaccionar con el autor y conocerle de primera mano puede tener más garantías de éxito y publicaciones que con una simple rueda de prensa. En un momento como el que vivimos con el apabullante número de agencias de comunicación o gente comunicando, de días donde los periodistas se pueden juntar con 7 convocatorias a la vez, darle un valor añadido para que nuestra convocatoria sea atractiva y le apetezca al periodista es fundamental.
Hoy en día podemos contar con otras opciones para llegar a más medios sin que tengan que ‘perder el tiempo’ en desplazamientos y demás, que incluso en los tiempos que estamos viviendo de tele-trabajo y cuarentena nos pueden aportar… ¿Qué tal hacer un directo en Instagram donde convocas al periodista a X hora a que se conecte y ahí comunicar lo que se quiere contar?
GINÉS MENA, JEFE DE PRENSA DE TACTICS EUROPE
¿Cómo valoras el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
Las ruedas de prensa han ido perdiendo protagonismo en la era de las nuevas tecnologías y auge de los medios online y las redes sociales. ¿Pero están en peligro de extinción como algunos gurús de la comunicación sentencian? ¿Han perdido su utilidad en esta época de rápida obsolescencia de los contenidos? En una parte sí. No obstante, opino que seguirán jugando un interesante papel para reforzar la estrategia de comunicación de empresas e instituciones -incluidos Gobiernos y partidos políticos- cuando se cuenta con información de gran relevancia informativa o social y de calidad. También las veo interesantes para la gestión de crisis. De hecho, en estos días han tenido gran repercusión las ruedas de prensa convocadas por las Administraciones para dar a conocer la evolución y medidas contra el coronavirus en todos los países. En el pasado se han revelado como imprescindibles para informar a la opinión pública de problemas de salud pública, crisis alimentarias o medioambientales, entre otras.
No me imagino los Consejos de Ministros, por ejemplo, sin la rueda posterior donde comparece la portavoz del Gobierno para dar cuenta de las iniciativas adoptadas por el Ejecutivo central y sus ministerios cada semana. Convocatorias útiles para la comunicación de Administraciones (supranacionales, europea, nacional, regionales o locales) y partidos políticos, ya que favorece la imagen de transparencia, credibilidad y refuerza el contacto y la cercanía con los periodistas especializados en cada una de las áreas de actividad.
A veces basta con lanzar una nota de prensa entre los medios de comunicación, acompañada de fotos, vídeo, audio, dossier… Pero no siempre.
De todos es bien conocido que los periodistas han penalizado e incluso criticado a líderes políticos que comparecían ante los medios en “pseudo” ruedas de prensa “por plasma”, sin posibilidad de preguntas, o que sorteaban los encuentros con la prensa para evitar ser interpelados sobre cuestiones sensibles.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumpla con su papel y las puedan sustituir?
Las ruedas de prensa se están empezando a limitar para temáticas muy definidas frente a las nuevas estrategias más actuales que optan por otras vías como la organización de encuentros profesionales donde se ofrecen declaraciones y entrevistas a los periodistas. También ganan peso las ruedas de prensa “digitales” (no presenciales) retransmitidas, por ejemplo, a través de páginas web, redes sociales, plataformas y aplicaciones especializadas pero con posibilidad de que los informadores interactúen, hagan preguntas y accedan a material informativo y documentación de forma ágil y sencilla. Esta fórmula hace posible un gran ahorro de tiempo y recursos para los profesionales de los medios de comunicación cuyas plantillas se han ido reestructurando en los últimos años al tiempo que agilizan la difusión de la información.
En los próximos años, podríamos ver ruedas de prensa organizadas dentro de entornos virtuales donde los periodistas o sus “avatares” podrán interactuar con las fuentes de información y descargarse rápidamente todo el material a través de la plataforma o página web (discursos, notas de prensa, fotos, vídeo, audio…).
En líneas generales, los gabinetes de prensa de empresas e instituciones se están adaptando a la nueva realidad de los medios de comunicación -reducción de personal y presión por la búsqueda de temas propios difundidos en tiempo récord- ofreciendo propuestas personalizadas, entrevistas exclusivas con la fuente o comunicados (tanto escritos como audiocomunicados y videocomunicados), facilitándoles al mismo tiempo el acceso a propuestas de información editada “lista para publicar” en tiempo récord en las ediciones online, radio, televisión y redes sociales.
TONI RABAL, CEO DE SIGLA COMUNICACIÓN
¿Cómo valoras el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
El punto clave a la hora de organizar una rueda de prensa es la noticia o anuncio que se quiera transmitir a los medios de comunicación. Las redacciones reciben día a día múltiples convocatorias y no tienen un equipo que pueda cubrir todas ellas. Es por ello que tras la rueda de prensa debe existir un verdadero “hecho noticiable”, un hecho relevante que genere interés a los periodistas.
En aquellos casos que el elemento noticiable no tiene una temporalidad exacta, muchas veces aconsejamos al cliente la celebración de encuentros con periodistas de forma más individual. De esta forma conseguimos que el directivo pueda conectar de forma más personal con los periodistas y establecer un vínculo con ellos para futuras ocasiones, un hecho que no suele dar da en la rueda de prensa convencional.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir?
Con los días que estamos viviendo ante la situación generada por el Coronavirus Covid-19 estamos viendo nuevas formas de organizar las ruedas de prensa que son igualmente efectivas.
Todos hemos visto las últimas comparecencias del Presidente del Gobierno y los Ministros en rueda de prensa telemática. Gracias a las nuevas tecnologías, esta vía es igualmente efectiva que una rueda de prensa de formato tradicional.
No hay duda que en este caso se ha hecho de esta forma para evitar contagios pero le vemos la utilidad para el periodista ya que, al evitar desplazamientos, puede gestionar mejor su tiempo y quizás podrá atender diferentes convocatorias de prensa desde su lugar de trabajo.
Todo ello no quiere decir que en el futuro sólo exista esta fórmula. Pensamos que la rueda de prensa tradicional se mantendrá ya que en muchos casos, además de las declaraciones, también es importante mostrar instalaciones, servicios o productos. En el caso de las televisiones y los periodistas gráficos es evidente ya que la imagen para ellos es clave.
ALBA CALVET, DIRECTORA DE CANELA SPAIN
¿Cómo valora el papel de las ruedas de prensa como instrumento de comunicación? ¿Siguen siendo útiles?
Personalmente, creo que las ruedas de prensa siguen teniendo un papel clave en la comunicación de instituciones y empresas, pero con algunas excepciones, ¡no todo vale! Y aunque la digitalización es una herramienta fantástica que nos facilita la comunicación de muchas maneras, el cara a cara sigue siendo imprescindible para crear vínculos y construir relaciones de confianza con los medios.
Eso sí, tenemos que ser conscientes que el tiempo de los periodistas es limitado, cada vez más, y que si queremos contar con su presencia tenemos que ofrecerles un contenido de valor, novedoso y bien explicado. Así que desde Canela, lo que solemos recomendar a nuestros clientes es que intentemos limitar este tipo de encuentros si no son realmente necesarios y que, cuando se lleven a cabo, se hagan cumpliendo las expectativas de todos.
¿Cuál es el futuro de las ruedas de prensa? ¿Existe algún formato que cumplan su papel y las puedan sustituir?
Siguiendo el hilo de lo que comentaba anteriormente, creo que las ruedas de prensa seguirán existiendo porque las personas necesitamos interactuar y recibir un feedback que a menudo las herramientas digitales aún no nos permiten, pero que se llevarán a cabo en menor media y solo cuando sean realmente necesarias.
En función del formato y del objetivo a comunicar, seguramente será mucho más provechoso realizar una videoconferencia o una retransmisión en streaming. Por ejemplo, en lanzamientos de producto globales o en grandes ferias, ya hemos visto como a raíz de cancelaciones por virus o simplemente por los costes del viaje, muchos periodistas cubren las noticias desde sus casas, escuchando las presentaciones a través de plataformas digitales, y pudiendo escribir sus artículos con mayor tranquilidad y comodidad. Así que está claro que el abanico de opciones se irá ampliando a medida que surjan nuevas plataformas y mejoras de conectividad, y que en cada caso deberemos reflexionar sobre cuál es la mejor manera de comunicar nuestros mensajes.
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