REDACCIÓN Viernes 18 de marzo de 2011
Tener un buen plan de comunicación no tiene por qué ser caro ni un beneficio exclusivo de las grandes empresas. Cualquier compañía, independientemente de su tamaño, puede mejorar su imagen pública siguiendo una serie de estrategias.
Uno de los principales objetivo del plan de comunicación es poner en conexión a la compañía con los medios informativos y mantener con ellos una comunicación ágil, fluida y, sobre todo, de calidad. Ello se consigue con una estrategia de doble dirección. Por un lago, emitir periódicamente noticias de interés que puedan ser de interés para los medios de comunicación, pero también a la inversa: debemos también estar preparados para satisfacer con rapidez las peticiones de los periodistas.
Un gran error de muchas empresas consiste precisamente en esto: sólo ven con buenos ojos la primera fórmula y adoptan una actitud defensiva ante la segunda. Con esta actitud, reducen su credibilidad ante los profesionales de la información, que verán en la actitud de la empresa un afán de publicidad más que de aportar información. Otras de las claves de un buen plan de comunicación son las siguientes:
No hay que ser pesados. Esta es una regla de oro que hay que seguir en la relación con los medios. No es conveniente abrumar al periodista con continuas notas de prensa. Es importante saber cuidar la frecuencia los envíos. Muchos gabinetes y agencias de comunicación cometen el error de medir su imagen en función de los centímetros cuadrados o segundos que ocupan en la prensa, los medios audiovisuales o internet. De esta manera, se prima la cantidad sobre la calidad. A los periodistas les resulta sumamente molesto relacionarse con ciertos gabinetes de comunicación que funcionan como meros aparatos de propaganda.
Debemos ser realistas. El objetivo de cualquier empresa es, en la mayoría de los casos, aparecer en los grandes medios informativos. Pero debemos ser realistas porque esto resulta sumamente complicado. Es más: no tiene por qué convertirse en nuestro principal objetivo. De hecho, una buena estrategia es la de la especialización, que juega aquí un papel fundamental ya que muchas veces el periódico y las radios locales, las revistas sectoriales o profesionales (tanto en papel como en internet) pueden ser a la larga los medios donde podemos tener una presencia más destacada. De hecho, en muchas ocasiones la aparición en los grandes medios resulta bastante ineficaz para cualquier objetivo que no sea la propia vanidad personal o empresarial, puesto que su audiencia desborda los límites del público objetivo.
Elementos de un buen plan de comunicación
Existen una serie de elementos fundamentales con los que componer un plan de comunicación eficaz. Son los siguientes:
El Portavoz
Suele ser una función desarrollada por el director de comunicación o, en los casos de empresas que no tengan este departamento, de un alto directivo. En las pymes, el portavoz suele ser el propio director general o el director de marketing, que actúa a la vez como director de comunicación.
Los Medios
Prensa general, radio y televisión son los medios más tradicionales, a los que se han sumado ahora los medios digitales. Los expertos aconsejan identificar qué medios y qué periodistas son interesantes para tu plan de comunicación. A continuación hay que acercarse a ellos, enviando notas de prensa, realizando llamadas de teléfono o creando oportunidades para conocerlos (en actos protocolarios, en ferias…).
¿Cómo Comunicar?
El periodista tiene poco tiempo para valorar y redactar la información. Por eso, cuanto más se le facilite la tarea, mucho mejor. Redactar la nota o proporcionar la información de manera clara y teniendo en cuenta el tipo de público al que se dirige el medio es clave. Hay que ofrecer noticias que interesen a cada medio, según el perfil de sus lectores, oyentes…
Las Fórmulas
Hay que seleccionar cuidadosamente la información que enviemos a un medio, para asegurarnos de que tiene la suficiente relevancia periodística, teniendo siempre en cuenta la especialidad informativa de ese medio. Las fórmulas para dirigirse a los mass media pueden ser muy diversas, pero fundamentalmente se centran en tres: el comunicado, la rueda de prensa y la entrevista. Las dos últimas se suelen utilizar para presentar grandes acontecimientos o un balance del año, mientras que el comunicado es, probablemente, la fórmula más accesible para empresas pequeñas. Pueden enviarse de forma habitual, pero hay que tener en cuenta el medio al que lo remitimos, ya que lo que para unos no es noticia, sí lo puede ser para otros.
El Mejor Momento
Hay momentos del día y días de la semana más adecuados que otros para enviar una nota de prensa a un periodista. Por ejemplo, en un diario, el mejor momento es a primera hora de la mañana, ya que así el redactor tiene más tiempo para preparar una información y además puede tratar el asunto en las primeras reuniones en las que se fijan los contenidos del día. En algunos casos, enviarla en viernes, puede suponer también garantizarse una mayor amplitud, ya que los periódicos de fin de semana cuentan con más papel, suplementos, etcétera.
