Un evento es un acto de comunicación que se celebra “en vivo y en directo”. Y aquí es donde, precisamente, radica su principal complejidad. Estos son los principales problemas que suelen surgir en su organización.
Por Redacción, 22 de junio de 2021
La celebración del evento puede traer consigo un gran número de contratiempos y problemas. Los expertos identifican los siguientes:
El catering
Controlar calidad, cantidad y servicio es fundamental. A la hora de comenzar a trabajar con un nuevo catering, conviene realizar distintas visitas a servicios reales. No hay mejor forma de ver un catering que en un evento real.
Climatología.
Es del todo imposible prever el tiempo que va a hacer a la hora de llevar a cabo un evento. Por ello es imprescindible, al igual que en el caso anterior, un plan B, como puede ser tener preparado un emplazamiento cubierto alternativo en el caso de que el evento tuviera lugar al aire libre.
Azafatas.
La profesionalidad de las azafatas es también importante. Saber qué tipo de azafata necesitamos para cada ocasión y contar con un equipo verdaderamente profesional, nos evitará el encontrarnos con el “me tengo que ir” o “en la agencia no me avisaron”.
Problemas de salud imprevistos.
Los asistentes a un evento pueden abarcar edades muy diferentes y tener estados de salud muy diversos. En una capital o en mitad del campo, siempre es necesario tener disponible el teléfono del centro de salud más cercano al lugar donde se va a celebrar el evento.
El factor tecnológico.
La tecnología es útil cuando aporta soluciones, cuando facilita las cosas, no cuando las complica. Hay que contar con un personal cualificado que garantice un montaje y funcionamiento perfecto. De todos modos, y para ahorrarnos disgustos, sólo hay que recursos tecnológicos fuera de lo normal cuando es realmente necesario, cuando lo demanda el mensaje que queremos transmitir.
Gastos imprevistos.
Cuando un cliente ha aprobado el presupuesto presentado para la realización de un evento, ya no se podrán incluir más gastos en el mismo. Es importante incluir en el presupuesto una partida de gastos imprevistos, con el fin de poder soportar gastos extras no contemplados inicialmente.
Conferenciantes.
Los eventos centrados en la intervención de un conferenciante presentan una complejidad más concreta. Seleccionar al ponente que mejor se adapte a las características y objetivos del acto que organiza una empresa no es tarea fácil. El comunicador ideal para una audiencia determinada puede no serlo para otra. Así que lo realmente decisivo no es la calidad del profesional, que se presupone a todos ellos, sino su idoneidad para ese público y ese evento.
El portavoz no puede asistir.
En el caso de que se trate de un simple retraso, se cambiará en orden de la agenda, de tal forma que la audiencia no note la ausencia del portavoz. Es importante tener un plan B por si el portavoz no pudiera asistir definitivamente al evento: o bien otra persona de las que participan en el evento se prepara esa misma presentación, o bien se busca un tema alternativo que presentar con el fin de completar el tiempo que se había establecido para la presentación del portavoz ausente.
Plan de Actividades no aceptado.
Es posible que las actividades planteadas para los asistentes no tenga la aceptación esperada por parte de los mismos y esto conlleve a una escasa participación. Es necesario plantear actividades alternativas para que los invitados elijan ellos mismos qué actividades desean realizar y así fomentar su participación.
SI QUIERES CONTRATAR UNA AGENCIA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, VISITA NUESTRA GUÍA DE LA COMUNICACIÓN
