Hay salas de prensa virtuales que, lejos de facilitar el trabajo de los periodistas, parecen construidas para espantarlos y crear confusión. ¿Qué elementos son imprescindibles en una sala de prensa óptima? ¿Y los principales errores que se suelen cometer?
Por Redacción, 21 de septiembre de 2023
Tradicionalmente, la sala de prensa ha sido una herramienta desaprovechada por las empresas. Las grandes agencias y medios de comunicación suelen estar suscritos al rss de las salas de prensa de las empresas que siguen. Incluso muchos de ellos usan arañas para adelantarse a cualquier cambio que se produzca en la sala y ser el primero en publicarlo, especialmente en el caso de las sociedades cotizadas.
Principales utilidades de las salas de prensa virtuales
La sala de prensa es un instrumento de trabajo fundamental para el departamento de comunicación, y por lo tanto debe ser concebida como una herramienta a través de las siguientes utilidades:
- Activa en la publicación de información para captar hits en los medios de comunicación
- Hemeroteca del histórico de novedades y noticias de la empresa. Para facilitar las referencias anteriores a periodistas.
- Dinámica en el sistema de gestión de contenidos. Tan importante como lo que el periodista ve, es la herramienta desde la cual la empresa gestiona sus contenidos. El desconocimiento en este aspecto es enorme. La empresa debe contar con una arquitectura modular que haga gestionables todos los rincones de la página, evitando estructuras estáticas sin posibilidades de gestión y evolución.
- SEO Friendly. Se trata de una zona dinámica de emisión de información, por tanto, una plataforma de publicación potente para indexar en buscadores información relevante de la empresa. En su programación, la sala de prensa debe ser diseñada con criterios SEO, y en la redacción de contenidos, el equipo de comunicación también debe seguir técnicas de edición digital.
Ingredientes que no deben faltar
Pero, ¿cuáles son los principales elementos con los que deben construirse una buena sala de prensa? Los expertos enumeran los siguientes:
- Sección de notas de prensa y noticias. Zona para publicar notas de prensa acompañadas de fotos, videos, archivos o audios.
- Sección de eventos. Donde las empresas pueden informar del calendario de eventos programados.
- Sección de imágenes. Colección de imágenes de recurso y archivo que los periodistas puedan utilizar para completar sus reportajes.
- Fotografías y CVs de directivos. Banco actualizado de cvs de directivos y fotografías actualizadas de los mismos. Facilita a los medios de comunicación biografías de las fuentes de información que utilizan en la empresa. El material fotográfico y audiovisual debe ser descargable en diversos formatos y resoluciones para servir tanto a la prensa tradicional offline, que trabaja sobre resoluciones altas, como a la prensa digital, que necesita material fotográfico en baja resolución.
- Variedad de resoluciones. La entidad que ha adquirido el material audiovisual en las acciones de comunicación aconseja disponer de secciones específicas que lo haga accesible a los medios: campañas, videos promocionales.
- Sección apariciones en los medios. Aporta a los periodistas el histórico de apariciones en los medios, enriqueciendo la información de base para redactar un artículo o reportaje.
- Suscripciones. Herramienta para facilitar a los periodistas la suscripción a la sala de prensa y la creación de una base de datos de medios de comunicación interesados en la empresa.
Tendencias y errores en las salas de prensa virtuales
Otra cuestión interesante: ¿Cuáles son las principales tendencias, mejoras o innovaciones que se están introducido en esta herramienta? Lo cierto es que la innovación se produce a nivel tecnológico y en los sistemas de gestión de contenidos. Los avances en los sistemas de gestión de contenidos y las tecnologías ligeras, ponen a disposición de los departamentos de comunicación posibilidades de edición digital muy cercanas a los propios medios de comunicación online. Modificaciones en los diseños, portadas intercambiables, opciones SEO, archivos fotográficos online, recorte fotográfico online…..”.
Respecto a los errores que suelen cometerse, existen muchos fallos tanto técnicos como de concepto. ¿Cuáles son los principales? Los tres más frecuentes son:
- Error tecnológico. Es el más habitual en las empresas más grandes. Cuando una empresa desarrolla su sala de prensa lo hace en las tecnologías pesadas que utiliza para sus sistemas transaccionales. Esto hace su evolutivo muy costoso y nunca consigue las funcionalidades que necesita un departamento de comunicación. La sala de prensa no alberga información transaccional, por tanto, es una herramienta que puede desarrollarse en tecnologías ligeras (Zend Framework, Ruby on Rails), más flexibles y versátiles para conseguir funcionalidades avanzadas de edición digital en poco tiempo. Cuando una sala de prensa se construye sobre tecnologías ligeras la evolución es rápida y sencilla, y los departamentos de comunicación cuentan con grandes posibilidades para la gestión de contenidos.
- Error de especificación. Los departamentos de comunicación no conocen las posibilidades que ofrecen actualmente los sistemas de edición digital. Cuando se formulan las especificaciones no solicitan las herramientas y funcionalidades necesarias. Pronto estas carencias pasan factura. El proveedor desarrolla funcionalidades nuevas sobre la arquitectura original, creando un código sucio que no funciona correctamente. Es necesario contar con un proveedor que además de desarrollar tecnología, conozca las necesidades de una sala de prensa y aporte un valor de consultoría al proyecto.
- Error de concepto. Las empresas suelen confundir el blog corporativo con la sala de prensa. Mientras que la sala de prensa es una zona exclusiva para medios de comunicación donde se informa de las noticias y novedades de la empresa, el blog corporativo es una herramienta de opinión, donde la empresa aporta su experiencia profesional sobre temas sectoriales.
