REDACCIÓN Lunes 14 de marzo de 2011
Con un presupuesto que oscila entre los 7.000 y los 39.000 euros, dependiendo del caso concreto, es posible ya organizar un evento virtual. Los eventos virtuales, poco conocidos aún en nuestro país, es un servicio que ofrece la empresa Imaste-IPS. Su socio y fundador, Miguel Arias Bermúdez, explica las claves para desarrollar con garantías en este tipo de evento.
Imaste es una startup tecnológica que se dedica al desarrollo de ferias y eventos virtuales. La empresa comenzó realizando ferias de empleo presenciales y, a través de esa experiencia de partida, desarrolló una plataforma para la realización de ferias y eventos virtuales que conecta y atrae a visitantes y expositores. Hasta el momento han realizado 125 eventos virtuales, 40 de ellos en España. Sus tres productos básicos son las ferias virtuales, los espacios 3D y los stands virtuales:
Ferias virtuales: Dentro de las ferias virtuales hay que diferenciar entre las divulgativas, las comerciales y los congresos. Las ferias divulgativas están recomendadas cuando el objetivo es difundir los productos on line con un objetivo de marketing; la comercial, cuando se requieren recogidas de datos (ferias de ventas, ferias de reclutamiento, ferias MBA…) y los congresos cuando se requiere la interacción entre todos los visitantes (congresos médicos, reuniones anuales de asociaciones…).
Espacios 3D y stands virtuales. Son otras maneras diferentes de mostrar los productos de una empresa. Sirven también para realizar reuniones de empleados, aniversarios… Este tipo de productos son interesantes ya que ofrecen también la posibilidad de interactuación entre usuario-expositor y de plasmar cualquier edificio, oficina y acercándolo así a la realidad.
Pero, ¿qué ventajas presentan este tipo de eventos frente a los respecto a los presenciales? “Las ventajas de las ferias virtuales frente a las presenciales son múltiples. Empezando por el amplio abanico de posibilidades comerciales que ofrecen y continuando por la audiencia internacional, reducción de costes, ahorro de energía, networking… Además del bajo coste, en comparación con una feria presencial, la comodidad y el horario destacan entre las cualidades de los eventos virtuales”, explica Miguel Arias.
Y pone un ejemplo: “Un expositor puede gestionar su stand desde su propio despacho y modificar la información en el momento que considere oportuno. A efectos de marketing se trata de una gran herramienta ya que permite compartir y descargar documentos, incluir material promocional, demostraciones de productos, incentivar las visitas al stand e incluso llegar a cerrar acuerdos. Y todo esto con una tecnología verde que permite ahorrar 142 veces menos emisiones que un evento físico”.
Claves para organizar un evento virtual
Respecto a la forma de poner en marcha este tipo de eventos, Miguel Arias explica: “Cuando un cliente firma un contrato con nuestro departamento de Desarrollo de Negocio, el Departamento de Operaciones se pone en contacto con él facilitándole un timeline para organizar todo el proyecto. El tiempo estimado para realizar una feria son seis semanas”.
Al cliente se le pide que prepare toda la información que quiera que se visualice en su stand para que, cuando el gestor de contenidos esté operativo, pueda subir toda la información y documentos desde su propio ordenador cómodamente. Para poder acceder a la feria y al gestor de contenidos tan sólo es necesario que el ordenador tenga instalado flash, no es necesario descargar ningún software adicional. Algunos consejos útiles son:
En el caso de una feria. “Siempre aconsejamos que se utilicen todas las funcionalidades posibles, aportando contenidos innovadores que sorprendan al visitante y les diferencie del resto de expositores. Es muy importante la interactuación con los visitantes, por eso también recomendamos que se utilice el chat, skype…las herramientas de networking con el objetivo de optimizar su inversión en la feria”.
Evento de una sola empresa. Cuando se trata de un evento individual organizado por una sola empresa (aniversario, reunión anual de empleados…), “un buen consejo sería que la empresa personalizara el evento con su imagen corporativa, plasmando en 3D sus oficinas por ejemplo, para hacerlo más real. Integrar a los empleados con vídeo presentaciones o algo similar. Lo más interesante, sin duda, sería que el evento tuviera contenidos como webinars, presentaciones, workshops para que todos los miembros de la compañía puedan interactuar como si se tratase de una reunión física real”.
Eventos híbridos. “Recientemente hemos lanzado la nueva versión de nuestra plataforma de ferias 2.0. para realizar eventos híbridos. Esta nueva plataforma permite a los expositores programar entrevistas y reuniones, tanto en línea como para la feria física. Cuenta además con una zona de Networking totalmente interactiva donde las tarjetas de los visitantes y perfiles se pueden buscar, filtrar e intercambiar lo que permite una preselección de potenciales socios comerciales, candidatos o contactos profesionales”.
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